一人事務所（ひとり行政書士）は「営業・受任・書類作成・顧客対応・経理・郵送」まで全部ひとりで回す必要があるため、時間管理（タイムマネジメント）＝品質と売上を守る仕組みになります。
ここでは、一般の方にも分かる言葉で、ルーティン化・時間ブロック・タスク管理ツールを使って“毎日ブレにくい1日”を作る方法をまとめます。
目次
まず結論：一人事務所は「時間を3種類」に分けると回り出す
一人行政書士の時間は、性質が違う作業が混ざるほど崩れます。
そこで、1日を次の3種類に分けて固定します。
- 深い作業（集中が必要）：書類作成、契約書作成、申請書の整合チェック、理由書・経緯書、調査整理
- 浅い作業（短時間で回せる）：メール返信、電話折返し、進捗連絡、予約調整、請求書発行、スキャン・整理
- 外向き作業（売上の種まき）：問い合わせ導線改善、ブログ更新、既存客フォロー、紹介依頼、提携先対応
ポイントは、混ぜないことです。
「深い作業の最中に電話→ついでにメール→見積→戻ったら集中が切れて品質低下」が典型的な崩れ方です。
運用ルール（これだけで効果が出やすい）
- 連絡（電話・メール・チャット）に対応する時間を1日2回に固定
- 書類作成は午前に寄せる（一般に午前の方が集中を作りやすい）
- 営業・発信は毎日15分でも“必ず枠を確保”（ゼロにしない）
1日のモデル例：時間ブロックで「崩れても戻れる」設計にする
時間ブロックとは、カレンダー上で「この時間はこの種類の仕事」と枠を先に確保する考え方です。
ポイントは、予定通りにいかない前提で、回復用のバッファ（予備枠）を入れておくことです。
モデルスケジュール（在宅・外出混在でも使える）
- 09:00–09:20 今日の確認（タスク棚卸し・優先順位）
- 09:20–11:30 深い作業①（申請書・契約書・調査整理）
- 11:30–12:00 連絡枠①（メール返信・折返し・進捗連絡）
- 13:00–14:30 深い作業②（午前の続き／難所だけ処理）
- 14:30–15:00 浅い作業（請求・ファイリング・郵送準備）
- 15:00–15:20 営業・発信（ブログ下書き、導線改善、紹介先へ一言）
- 15:20–16:10 バッファ（予定のズレ吸収・急ぎ対応）
- 16:10–16:40 連絡枠②（夕方の返信・翌日調整）
- 16:40–17:00 明日の準備（タスク整理・資料の先出し）
うまく回す小技（確実性が高い工夫）
- 連絡は“まとめて返す”：即レスより、誤解のない返答と記録が大事（行政手続は特に）
- バッファは最初から確保：急な電話・補正・追加資料は必ず出る前提で設計
- 深い作業は“分割”：90〜120分単位に区切ると品質が落ちにくい
タスク管理は「脳から外に出す」：Notion等のツールで案件が増えても崩れない
一人行政書士が忙しくなるほど、頭の中は「未完了の案件」で埋まり、判断が鈍ります。
そこで、タスクは必ず外部（ツール）に置き、脳は判断と文章に使うのが基本です。
最小構成（これだけで十分回る）
- 案件ボード（案件ごとの進捗）：新規／受任中／依頼者待ち／提出待ち／完了
- チェックリスト（案件テンプレ）：必要書類・作成物・期限・連絡履歴
- 今日やること（上限3つ）：重要タスクを絞る（やることが多い日の“事故”を防ぐ）
運用ルーティン（1日合計30分で維持）
- 朝：10分（今日の上位3つ決める）
- 昼：5分（遅れ・依頼者待ちの確認）
- 夕：15分（明日の準備、連絡漏れ確認、提出物の最終確認）
時間管理を助ける「ツール・学び」の例
- スマートウォッチ（例：Garmin Venu 2 Plus／Android・iOS対応）
→ カレンダー通知・タイマー・歩行や休憩のリマインドで、“連絡枠以外は見ない”運用が作りやすい
ポチップ
- 書籍：Notion なんでも事典
→ Notion等のタスク管理ツールを、案件ボードやテンプレに落とし込む際の辞書的な参考に - 書籍：脳のパフォーマンスを最大まで引き出す 神・時間術
→ 集中・休憩・意思決定の考え方を学び、午前の深い作業を守るための背景理解に役立つ
継続のコツ：崩れた日の“復帰手順”を決めておく
完璧な日を作るより、崩れても戻れる仕組みが重要です。
次の復帰手順を決めておくと、翌日に影響が残りにくくなります。
復帰手順（3ステップ）
- 「依頼者待ち」と「期限が近いもの」だけ拾う（全タスクを見ない）
- 深い作業を90分だけ確保（まず品質を回復）
- 連絡枠を2回だけ作る（散発対応を止める）
よくある失敗と対策（確実性の高いもの）
- 失敗：電話で1日が溶ける
→ 対策：折返し時間を宣言（例「〇時までに折返します」） - 失敗：案件ごとの抜け漏れ
→ 対策：案件テンプレのチェックリスト化（毎回同じ型） - 失敗：営業がゼロになる
→ 対策：15分だけ固定枠（ブログ修正・導線改善・既存客フォローのどれか）
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行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞ時間管理の道具や本は、購入より「続ける仕組み作り」が本質です。合うものを少しずつ試して、無理なく業務品質を守りましょう。
