行政書士業務は「データが資産」です。案件フォルダ、Word/Excel、PDF、スキャン、メール添付…どれか一つ失うだけで、再取得に時間・信用・コストがかかります。
そこで本記事では、外付けストレージ（SSD/HDD）＋クラウド＋定期バックアップを組み合わせた、現実的で続けやすい“多重防御”を解説します。
目次
まず結論：3-2-1ルールで「消えない構造」を作る
バックアップは“構造”で勝ちます。
基本は有名な 3-2-1ルール。
3：データを合計3つ持つ（原本＋バックアップ2つ）
2：保存先は2種類以上（PC内蔵＋外付け＋クラウド など）
1：1つは別の場所（クラウド or 事務所以外保管）
行政書士の業務に当てはめると、最小構成はこうです。
原本（作業場所）：PC（内蔵SSD）
第1バックアップ：外付けSSD/HDD（PCのすぐ近く）
第2バックアップ：クラウド（例：Dropboxなど）※別場所に相当
外付けSSD/HDDは「世代管理」で守る（上書き事故に強くなる）
SSDとHDDの使い分け
| 外付けSSD | 高速・耐衝撃性に強い | 「毎日の作業バックアップ」向き |
| 外付けHDD | 容量単価が安い | 「週次/月次の全体保管」向き |
ポチップ
ポチップ
おすすめ運用：回転（ローテーション）＋世代
- 毎日：外付けSSDに「今日の差分」をバックアップ
- 毎週：外付けHDDに「フル（全体）」をバックアップ
- 毎月：月次アーカイブを別フォルダ（または別ドライブ）に保管
さらに強くするなら、外付けを2台にして
- A（今週用）／B（先週用）を交互に使う
これで「気づいたら壊れてた」「暗号化された」などに耐性が上がります。
重要：接続しっぱなしは危険（ランサムウェア対策）
- バックアップが終わったら外付けは取り外す（基本）
- どうしても常時接続するなら、世代管理＋クラウドのバージョン履歴で“巻き戻し”できる構成にする
クラウドは「共有」と「復元」を担う（Dropboxは相性が良い）
クラウドは単なる保存先ではなく、次の役割が強いです。
- 別場所保管（災害・盗難・故障の対策）
- バージョン履歴（上書きミス・誤削除の復元）
- 共有（事務所PC・自宅PC・スマホで同じデータ）
“同期”を事故らせないコツ（行政書士向け）
- 案件フォルダ命名を固定（例：
2026-012_相続_山田様） - 完成物は「納品」フォルダへ（編集対象と分離）
- スキャンPDFは「取り込み」→「整理」→「確定」で段階化
- 機密性が高いフォルダはアクセス権と2段階認証を必須に
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞ編集フォルダと保管フォルダを分けるだけで事故が激減します
クラウドに“置かない”という選択もOK
すべてをクラウドに置かず、
クラウド：案件の進行データ（共有・復元が効く）
外付け：全データのフルバックアップ（最後の砦）
に分けるのも現実的です。特に士業は「外部共有しない原本」も多いので、運用で折り合いをつけるのが正解です。
“続く仕組み”にする：自動化・チェック・復元テスト
バックアップは「取ってある」だけでは不十分で、戻せる（復元できる）ことが価値です。
最低限の運用テンプレ（例）
- 毎営業日 終業前：当日分を外付けSSDへ（差分）
- 毎週末：外付けHDDへフルバックアップ
- 毎月1回：月次アーカイブ作成（外付け＋クラウド）
- 四半期に1回：復元テスト（実際に1案件フォルダを戻して開く）
復元テストで確認すること（現実的な範囲で）
- Word/Excel/PDFが開ける
- フォルダ構成が崩れていない
- スキャンPDFのページ欠落がない
- 重要書類の最新版が残っている
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞバックアップは「もしも」の備えですが、実は“安心して仕事に集中するための環境整備”です。無理なく続く仕組みから一緒に整えていきましょう。
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