導入するオンラインストレージ（クラウドストレージ）は、容量や価格だけでなく、共有のしやすさ（権限・期限・外部共有）で運用コストが大きく変わります。この記事では、Dropbox・Googleドライブ（Google Workspace）・OneDrive（Microsoft 365）を、スモールビジネス目線で比較します。
目次
結論：あなたの会社に合うのはどれ？
結論の早見
- 外部の取引先と大容量ファイルをやり取りし、リンク共有を“業務の中心”にしたい → Dropbox
- Gmail/Googleカレンダー/Googleドキュメント中心で、社内の共同編集が多い → Googleドライブ（Google Workspace）
- Microsoft 365（Outlook/Teams/Office）中心で、PCのファイル管理と連携したい → OneDrive（Microsoft 365）
迷ったらこの優先順位
- すでに使っている業務基盤（Google派／Microsoft派）
- 外部共有の頻度（取引先とのやり取りが多いほど「リンク共有設計」が重要）
- 「社内共有＝個人フォルダ」にならない仕組み（退職・引継ぎを想定）
容量・価格を比較（スモールビジネスの定番プラン目安）
比較表（年契約の目安）
| サービス | 小規模向けの代表プラン | 料金の目安 | ストレージの考え方 | こんな会社に向く |
|---|---|---|---|---|
| Dropbox | Standard | 1,500円/ユーザー/月（※最低3ユーザー） | チーム合計5TB | 取引先とのリンク共有が多い／ファイル中心で運用したい |
| Googleドライブ | Google Workspace Business Standard | 1,600円/ユーザー/月 | 1人あたり2TB（プール） | GmailやGoogleツール中心／共同編集が多い |
| OneDrive | Microsoft 365 Business Standard | 1,874円/ユーザー/月 | 1人あたり1TB | Office/Teams/Outlook中心／PCと自然に同期したい |
| OneDrive（軽量） | Microsoft 365 Business Basic | 899円/ユーザー/月 | 1人あたり1TB | デスクトップOffice不要、メール＋保存が主目的 |
- Dropbox Standard/Advancedの料金表示（日本向け）
- Dropbox Standardのチーム容量5TB・復元/履歴（標準180日）
- Google Workspaceの各プラン料金・容量（Starter 30GB/Standard 2TB/Plus 5TB、いずれもプール）
- Microsoft 365 Business Basicの料金（日本向け表示）
- OneDrive/Microsoft 365各プランの料金表示と、1TB/ユーザー（Business Basic）
OneDrive単体プランについて
OneDrive for Businessの単体プランは、将来的に整理（提供終了）予定が告知されています。これから選ぶなら、実務的には Microsoft 365（Business Basic/Standard等）前提が安全です。
共有機能で差が出るポイント（権限・期限・パスワード）
スモールビジネスでは、「誰が、いつまで、どの範囲まで見られるか」が事故防止の核です。
比較すると、次の観点が重要です。
共有の実務チェック（3社共通で押さえる）
| リンク共有の範囲 | 全員リンク／特定ユーザー限定 |
| 権限 | 閲覧のみ・編集可・ダウンロード可否 |
| 有効期限 | 契約期間だけ見せたい／提出期限まで等 |
| パスワード | リンク誤送信のリスクを下げる |
| 外部共有の管理 | 管理者が「外部共有を許可/禁止/制限」できるか |
各サービスの“強み”の出方（共有）
| Dropbox | 共有リンクにパスワード・有効期限などの追加設定ができ、リンク共有の運用を組み立てやすい。 |
| OneDrive（Microsoft 365） | 共有リンクの有効期限・パスワード設定が可能（設定できる条件は組織の共有ポリシー等に依存）。 |
| Googleドライブ | 共有相手の権限に期限（期限付きアクセス）を設定でき、共有ドライブ側でも共有期限の機能が拡張されています。 |
おすすめ運用（事故が減る順）
- 「全員リンク」を基本禁止（必要時のみ）
- 原則「特定ユーザー」＋「閲覧のみ」
- 外部共有は期限＋パスワードをテンプレ化
- 月1回「外部共有棚卸し」（不要リンク削除）
ポチップ
小さな会社向け：導入〜運用ルール
運用ルール（コピペで社内ルールにできます）
- フォルダの基本形：
01_顧客（取引先）/ 02_案件/ 03_経理/ 04_社内共有/ 99_アーカイブ - 命名ルール：
YYYY-MM-DD_案件名_書類名_v01（修正は v02, v03…） - 権限の基本：
「社内共有フォルダ＝部署/担当単位」「個人フォルダ＝作業場」
→ 退職・引継ぎで破綻しない設計にする - 外部共有のテンプレ：
「閲覧のみ」「期限◯日」「パスワード別送」「送付先を記録」 - バックアップの考え方：
“同期=バックアップではない”前提で、重要データは別媒体/別サービスにも退避（最小でも月次）
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行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞ守秘義務のある業種ほど、紹介より先に“外部共有の期限・権限”を整えるのが安心です。無理のない運用から始めましょう。
