PDF圧縮・画像最適化の実務｜電子申請の容量制限に通すコツ

結論（30秒）

• PDFは“作る前”に軽く：スキャン設定（解像度/DPI・カラーモード・圧縮方式）で7割決まる。
• 作った後は“最適化”で仕上げ：フォントのサブセット化/画像ダウンサンプリング/不要メタ削除。
• 送れないときは“共有リンク”：メール添付が落ちるなら、安全なクラウドリンクで提出先に共有。

まず押さえる“容量の壁”

• 役所の電子申請：1ファイル10～20MB程度の制限が多い（上限は要確認）。
• メールサーバー：受信側が10～25MBで拒否することがある。
• 画像だらけのPDFは100MB超になりがち → スキャン設定＋最適化で落とす。

提出物は可読性が最優先。 文字が潰れるほどの圧縮はNG。解像度の下限と白黒/グレースケールの切替で“読める最軽量”を狙う。

1. スキャン段階で“軽く作る”設定（最重要）

解像度（DPI）の目安

• モノクロ文書（活字中心）：200～300dpi
• 印影・朱書きあり／細かい記載：300dpi固定
• 写真・図面：300dpi（必要なら600dpi、ただし容量増）

カラーモード

• 白黒（2値/JBIG2/CCITT）：最軽量。活字中心向け
• グレースケール：写真少なめの文書
• カラー（JPEG）：写真・色分けが重要な書類のみ

圧縮方式（推奨）

• 白黒：JBIG2またはCCITT G4
• グレー/カラー：JPEG（中～高圧縮）またはJPEG2000（対応環境なら）

最軽量の定番：白黒 300dpi + JBIG2／写真あり：グレー/カラー 300dpi + JPEG（中）
連続原稿はADFで取り込み→裏写り除去/傾き補正/OCRをON。

2. 作成後のPDF“最適化”チェックリスト

• 画像のダウンサンプリング（例：450dpi→300dpi）
• フォントのサブセット化（未使用グリフ削除）
• 透明効果のフラット化（複雑な重ね合わせを簡略化）
• しおり/サムネイル/未使用メタデータ削除
• 埋め込みファイル/注釈の整理（不要なら除去）
• OCRの後入れ（画像PDFは検索可能化して可読性UP）

3. どうしても落ちない時の“3手順”

1. 分割：章ごと/別紙ごとに分ける（目次表紙に「分割送付」を明記）
2. 差し替え：写真ページだけグレー/低解像度で再取込
3. 共有リンク：添付が弾かれる → 安全な共有リンクで送付

4. 画像最適化の実務（写真・図面ページ）

• サイズ：A4基準で長辺2000px前後にリサイズ
• 保存形式：
  • 写真＝JPEG（品質60～80%）
  • 図面/ロゴ＝PNG（可逆） → PDFへ貼り込み後に最適化
• 色空間：sRGBで統一（環境差による色ズレ抑制）
• ノイズ除去/トーン補正：過度にかけない（細部が潰れる）

• スマホ写真の生データをそのままPDF → 容量爆増
• スクショをPDFに貼付しまくる → 解像度バラバラで読みにくい
• 写真ページを白黒2値化 → 朱印・網掛けが潰れる

5. 品質を守る“見た目チェック”

• 1枚目で判定：表紙/概要ページは300dpiカラーで見やすく
• 印影・朱書き：拡大100～150%でにじみ/潰れがないか確認
• OCR：検索で氏名/日付がヒットするか
• ファイル名：yyyy-mm-dd_案件名_版号v1.pdf（差し替え時はv2）

6. トラブル時の原因切り分け

• “壊れているPDFです”：作成アプリの差・透過/フォント問題 → 透明フラット化＋再保存
• 画像がザラつく：ダウンサンプリング強すぎ → 300dpiへ戻す
• メールが返ってくる：受信側上限/セキュリティ → クラウド共有に切替
• 容量が減らない：写真だらけ → 元画像をリサイズ/圧縮して貼り直す

7. ワークフロー

1. スキャン設定（DPI/モード）を決めてPDF化
2. 画像ページは別途リサイズ→貼り直し
3. PDF最適化：画像ダウンサンプル/フォントサブセット/メタ削除
4. 容量確認 → NGなら分割
5. 送付：メール添付 or 共有リンク
6. 受領確認→リンク無効化→バージョン履歴で事故リカバリに備える