電子契約で完結できるケースと、紙原本の郵送が必要なケースを整理。行政書士業務（契約書・委任状・証明書添付）で迷いやすい「電子 vs 紙」の線引きを、証跡・納期・法令根拠の観点で明確化します。
目次
まず押さえる「電子契約と紙原本」の基本ルール
電子契約とは？
電子署名法に基づき、契約当事者の署名意思を電子的に示した契約形態。
電子署名・タイムスタンプにより「本人性・非改ざん性」を担保します。
紙原本（書面契約）とは？
紙に署名押印を行い、物理的な保管・提出が求められる書類。
官公庁・金融機関・司法書士提出書類など、法令で紙提出が定められるケースも存在します。
線引きの原則
| 区分 | 電子契約で完結 | 原本郵送が必要 |
|---|---|---|
| 一般的な業務委託契約・NDA | 電子可 | |
| 官公庁への申請添付（委任状・誓約書） | 多くが原本必須 | |
| 金融・登記関連契約 | 一部可 | 多くが原本必須 |
| 個人情報同意書 | 電子署名で可 | |
| 内容証明・証拠保全用契約 | タイムスタンプ併用 | 紙原本併用推奨 |
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判断フロー：電子で足りる？ 原本を送る？
契約書類の種類は？
- 契約書・NDA・覚書
- 紙押印指定なし → 電子契約（クラウド署名）で完結
- 紙押印が求められる → 原本郵送
- 委任状・誓約書・申請添付書類
- 官公庁提出書類は「押印＋原本」
- 登記・金融関連
- 原本郵送が安全（金融庁・法務局対応）
- 内容証明・証拠化契約
- タイムスタンプ付電子署名 → 電子保存で可
- 紙証拠が必要 → 速達・書留で郵送
- 行政機関に提出する委任状・証明書類：必ず紙。
- 業務委託契約・顧問契約：電子署名サービスで代替可能。
- 本人確認書類の写し：電子データで可（PDF/A保存推奨）。
速達・レターパックを使い分ける判断基準
| 区分 | 料金 | 配達日数 | 特徴 | 向いているケース |
|---|---|---|---|---|
| 速達（普通郵便＋300円） | 約450円〜 | 翌日配達 | 最も早い。郵便局受付。 | 締切日提出・法務局期限ギリギリ案件 |
| レターパックライト | 430円 | 翌日〜翌々日 | 受箱投函・追跡あり | 請求書・軽量原本の送付 |
| レターパックプラス | 600円 | 翌日〜翌々日 | 対面受取・追跡あり | 契約書原本・重要文書の発送 |
| クリックポスト | 185円 | 翌々日〜 | ネット決済・追跡あり・信書不可 | 請求書副本・通知文など信書以外 |
選択の基本ルール
- 納期が翌日以内：速達 or レターパックプラス
- 4kgまで、厚さ3cm以内：レターパックライト
- 副本・控え書類：クリックポスト（※信書不可に注意）
- 証跡が必要な契約書原本：レターパックプラス or 書留
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PDF/A保存と追跡保全の「型」
PDF/Aとは？
国際標準の「長期保存用PDF形式」。フォントや色を埋め込み、将来も再現可能な形式で保存する仕様。
実務での保存ルール
- 契約書・委任状・証明書の控えはPDF/A-1b形式で保存。
- ファイル名は「日付_契約名_相手方名.pdf」。
- 署名済みPDFはクラウドに保存＋外付けSSDに月次バックアップ。
- 追跡番号（レターパック・書留）はシートにURL形式で保存
例：https://tracking.post.japanpost.jp/services/srv/search/direct?requestNo1=XXXXXXXXXX
電子契約サービスのPDF保存機能でも、PDF/A対応でない場合は
Acrobat ProやPDF24 Creatorなどで再保存しておくのが安全。
行政書士の実務における「電子×紙」ハイブリッド運用
- 電子契約：契約スピード・署名コストを削減。
- 紙原本郵送：行政機関提出・対面証跡に必須。
- 速達・レターパック選択：納期と証跡のバランス判断。
- PDF/A保存＋追跡URL保全：証跡・説明責任を両立。
- 原本返送は台帳＋発送ID管理でトレーサビリティ確保。
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電子契約化が進む今でも、「紙でなければ法的効力が生じない書類」は多く存在します。
電子署名・PDF/A保存でスピードと証跡を確保しつつ、紙原本は速達・レターパックプラスで確実な到達を担保する。
この二段構えこそ、行政書士の信頼性と生産性を両立する仕組みです。
業務効率化とは、単なる時短ではなく時間当たり報酬単価の向上。
電子化＋紙郵送の最適分岐を明確にし、判断・発送・保存を仕組み化することが重要です。
