廃棄の実務フロー｜保存年限→スキャン→裁断の“迷わない”運用ルール

行政書士業務では、保存年限が経過した書類をどのように処理するかが大きな課題です。
本記事では、保存年限の考え方→電子化→裁断・廃棄までを一連のルーティンとして整理。
日常業務の中で「迷わない廃棄」を実現するための仕組みづくりを紹介します。

保存年限の考え方：法令＋実務基準で線を引く

書類の保存年限は、根拠法と実務リスクの双方から判断する必要があります。
特に行政書士事務所では「依頼者情報」と「行政手続記録」を分けて考えるのが基本です。

書類種別	保存年限の目安	根拠／備考
受任書・契約書	5年	行政書士法施行規則第18条
報酬請求書・領収書	7年	所得税法・法人税法の帳簿保存義務
許認可申請副本・添付資料	5年～10年	許可行政庁の指示による（業種別）
マイナンバー関連書類	利用目的達成後速やかに廃棄	マイナンバー法第19条

「最長基準で揃える」ことで迷いをなくす（例：一律7年保存ルール）。
電子化後も原本の保存義務があるもの（例：契約書の原本保管）に注意。

---

スキャンと電子保存：ファイル名・フォルダ構成をテンプレ化

スキャンの目的は「再検索性を確保すること」。
スキャン後に探せない状態では、電子保存の意味がありません。

フォルダ名・ファイル名は全角スペース禁止。
クラウド保存（Google Drive, OneDrive）は「共有設定」を年度で制御。
スキャン時はPDF/A形式（改ざん防止用）で保存が望ましい。

---

裁断・廃棄の運用フロー：安全と効率を両立

書類を裁断する際は「保存満了日から一定期間を経過してから廃棄」するルールを設定しておくと安全です。

工程	内容	担当	記録方法
① 廃棄候補抽出	保存年限を満たした書類を 「廃棄予定フォルダ」に移動	担当者A	管理表自動更新（Excel）
② 廃棄承認	管理者が確認し、廃棄対象を確定	管理者B	日付＋承認印
③ スキャン済確認	データの有無・閲覧可否を再確認	担当者A	チェック欄記入
④ 裁断・細断処理	マイクロカットで細断	担当者A	シュレッダー記録
⑤ 廃棄記録保存	「廃棄日」「担当」「数量」を残す	管理者B	廃棄証跡ファイル保存

---

廃棄作業を「イベント」ではなく「ルーティン」に変える。

---

まとめ｜“廃棄の仕組み化”が信頼される事務所をつくる

行政書士事務所での紙管理は「保存義務」と「廃棄リスク」のバランスが重要です。
保存年限・スキャン命名・裁断ルールを決めておくことで、
日々の業務に迷いがなくなり、顧客情報の信頼性も高まります。

「探さない・迷わない・残さない」
この3つが、効率的な行政書士業務の基本です。