目次
結論と使い分け早見表
最短で“締切遅延ゼロ”にするなら、案件タイプ別にビュー（見方）を固定する。
- 単発（スポット業務：内容証明依頼など）
→ ガント（Notion、Google スプレッドシートなど）
依存関係とバッファが肝。 - 連続（許認可：申請→補正対応→許可→納品）
→ 看板：工程ごとの滞留可視化。 - 定期（更新・変更届・年次手続）
→ タイムライン：年間ロードマップ＋リマインド。
使い分け早見表
| 案件タイプ | 推奨ビュー | 主要KPI | 見る頻度 |
|---|---|---|---|
| 単発（スポット業務） | ガント | 内部締切遵守率／バッファ消費率 | 毎日 |
| 連続（許認可） | 看板 | WIP（仕掛数）／各列平均滞留日数 | 毎日 |
| 定期（更新） | タイムライン | 30/60/90日前通知達成率 | 週次 |
期日と依存関係の持たせ方（役所受付・補正期限・内部締切）
行政書士案件は外部期日（役所・クライアント）と内部期日（所内）が連鎖します。
最低限、下記3点をタスクのプロパティとして必ず持ちます。
必須プロパティ
- 外期日A：役所受付予定日（＝“この日までに出す”）
- 外期日B：補正期限（通知到達＋日数計算。土日祝の扱いは自治体通達に準拠）
- 内期日：草案完成／押印回収の内部締切（AのX日前／BのY日前）
依存関係の型（ガント用）
- 「押印回収」終了→開始「提出書類製本」→開始→開始「電子申請下書」→終了→開始「提出」
- 重要通知（例：補正指示）を受けたら、「補正期限B」をマイルストーン化し、前工程に逆算バッファ（例：Bの3営業日前に内部チェック完了）を追加。
- 祝日・窓口休業を非稼働日に設定（ツール側の稼働カレンダー機能で反映）。
具体テンプレ（プロパティ式）
- 内期日（提出前）＝
役所受付予定日 − 3営業日 - 内期日（補正前）＝
補正期限 − 3営業日 - 押印回収期限＝
役所受付予定日 − 5営業日
※営業日計算はツールの「ワーキングデイ」 or 休日カレンダーで代替。
補正期限は通知到達日の数え方が自治体差あり。業務規程・要綱を必ず確認
日次／週次レビューの型テンプレ
日次（所要10分・朝一）
- 今日の“提出/連絡”タスク（外期日A/Bが48時間以内）を抽出
- 看板の“滞留列”（例：押印待ち・請求待ち）をチェックし、最大滞留カードTOP3に手を打つ
- バッファ消費率＞70%のガントタスクを、所長のフォロー要にフラグ
週次（所要30分・月曜）
- タイムラインで30/60/90日前の定期更新を一括確認、一週間内に“事前依頼メール”を送る
- WIP制限を調整（例：押印待ち列は5件まで。超過時は所内役割を再割当）
- リスクレビュー：
- 押印回収が社内決裁遅延で止まっている？
- 住民票・登記など証憑の有効期限切れが近い？
- 補正指示が口頭ベースで未ログ化になっていない？
Notion/Trello/Backlog 項目例（そのまま追加）
- 期日（A/B/内期日の三本立て）
- 状態（ドラフト／押印待ち／提出／受理待ち／補正対応／許可／納品）
- 責任者（所長／担当／補助者）
- バッファ％（自動計算 or 手入力）
- 添付（様式・受領書・補正通知PDF・電話メモ）
実装ステップと“遅延ゼロ”を支える小物
実装ステップ（初回60分）
- テンプレDB作成：上記プロパティをDBに作る（Notion/Trello/BacklogのどれでもOK）
- ビュー作成：
- 単発＝ガント（非稼働日設定／依存関係ON）
- 連続＝看板（工程列＋WIP制限）
- 定期＝タイムライン（年表＋30/60/90日フィルタ）
- リマインド：メール/Slack連携でA/Bの3営業日前に自動通知
- レビュー定着：本記事の日次10分・週次30分を所内標準に
“物理の可視化”で取りこぼしをゼロに
可視化タイマー
TIME TIMER MOD 9cm
視覚的に残り時間が減るので補正対応の集中作業に最適
ラベルプリンター
P-TOUCH CUBE PT-P710BT
案件フォルダの提出日ラベルで棚管理が早い。
壁貼りホワイトボードシート
マグネット対応タイプ
“今週提出3件”を壁で共有
