紙削減の決め手になるドキュメントスキャナ導入ガイド｜スキャナ選び×案件フォルダ運用でペーパーレス化

紙が減らない本当の理由は「スキャナ」ではなく「運用」

紙削減が進まない原因は、スキャナ性能よりも 「スキャン後にどこへ・どう保存するか」 が曖昧なことが多いです。

行政書士業務でも、一般のご家庭や小規模事業でも、紙が残る典型パターンは次の3つです。

• スキャンしたけど保存先が毎回バラバラ（探せない → 紙を捨てられない）
• ファイル名の付け方が決まっていない（後から検索できない）
• 「とりあえずスキャン」で未仕分けデータが増える（結局、紙の山が復活）

ここを押さえると紙削減が加速します。

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ドキュメントスキャナの種類と選び方

よく出る用語（かんたん解説）

• ADF（自動原稿送り装置）：紙をまとめてセットすると自動で連続読み取りしてくれる機能
• 両面スキャン：表裏を同時（または連続）で取り込む機能。契約書・申請書類で時短効果が大きい
• OCR（文字認識）：画像の文字を認識して、検索できるPDFにする機能（「あの書類どこ？」が減ります）
• Wi-Fi対応：PC以外（設置場所）からも取り込みやすい。小規模事務所だと地味に便利
• TWAIN/ISIS：スキャナをソフトから直接呼び出すための規格（難しければ「主要ソフトで使えるか」だけ確認でOK）

スキャナ選びのチェックリスト

機種例：エプソン スキャナー DS-571W を「どう使うと紙が減るか」

• Wi-Fi運用で「スキャナの前に立って一気に処理」しやすい
• 両面＋ADFで、申請書控え・契約書・本人確認書類などをまとめて取り込める
• スキャン後の保存先を案件フォルダに固定すると、「紙を戻す」動作が消えていく

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案件フォルダ連携の運用例（Dropboxで“探せる事務所”へ）

紙削減は、スキャン後の行き先を「迷わせない」ほど成功します。
おすすめは 案件フォルダを起点にする 方式です。

ファイル名ルール（検索できる人が強い）

例：2026-01-31_○○申請_委任状_山田太郎.pdf

• 日付（YYYY-MM-DD）：並び替えで時系列が崩れない
• 案件名：後から一覧で見てわかる
• 書類名：委任状・契約書・請求書など
• 氏名/法人名：同名案件の混同防止

Dropboxを「紙削減の土台」として使う考え方

Dropboxはクラウドストレージ（オンラインの保管庫）なので、紙削減では次の用途が相性良いです。

• 案件フォルダをテンプレ化して、毎回同じ構成で運用できる
• PC故障時のリスクを下げ、バックアップとしても機能する
• スキャンデータを関係者と共有する場合も、紙の郵送・手渡しを減らせる

個人情報を扱う場合は、共有範囲・権限・端末のパスコードなど、情報管理ルールを先に決めましょう。

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導入チェックリストと、つまずき回避（最短で紙を減らす）

導入前に決めること（これだけで成功率が上がる）

よくある失敗と対策

失敗：スキャンして満足

未整理が増える

対策：「スキャン→案件フォルダに入れる」までを1セットにする

失敗：ファイル名がバラバラで検索不能

対策：命名ルールを固定（日付＋案件＋書類名だけでもOK）

失敗：OCRがなく探せない

紙を捨てられない

対策：重要書類だけでも検索可能PDFにする

紙はいつ捨てていい？

原本保管が必要なもの（契約書原本など）は別管理にし、捨てる基準を先に決めます。迷う書類は「保留BOX」を作って月1回見直すと安全です。

最初に何を買えばいい？

機材より先に、フォルダ構成と命名ルールを決めると失敗しません。その上でADF・両面・OCRの優先度を決めると選びやすいです。

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