固定電話型FAX（複合機＋電話回線）を使い続けると、紙・トナー・保管スペース・通信費がじわじわ重くなります。
一方でネットFAX（インターネットFAX／クラウドFAX）なら、受信FAXをPDFで扱えるため、ペーパーレス化・検索性アップ・外出先対応が一気に進みます。
ネットFAX（インターネットFAX）とは？メリットとデメリット
ネットFAXは、FAXの送受信をWeb画面やメールで行う仕組みです（受信はPDF化されることが多い）。
紙に印刷せずに保管・転送できるので、行政手続きのように添付資料が多い業務と相性が良いです。
- ペーパーレス：受信FAXをPDFで保存→案件フォルダへ
- コスト削減：紙・トナー・機器維持（故障/保守）・印刷の手間を圧縮
- 外出先・在宅でも受信確認：スマホ/PCで即チェック
- 転送・共有が速い：メール転送やチーム共有がしやすい
- 検索性が上がる：案件名・日付で探しやすい（運用次第）
- 今のFAX番号を継続できるか：番号引継ぎ（可否）はサービス/契約形態で異なる
- 相手先が「FAX＝紙」前提の場合：受信側の体制は変えられないので、こちらの送信品質・表記の配慮が必要
- 個人情報の取扱い：メール転送・クラウド保存の範囲、アクセス権限、保存期間の設計が必須
- 送受信の上限・課金体系：月額だけでなく「送信枚数・送信単価・番号料金」などを公式で要確認
固定FAXからネットFAXへ移行する手順（失敗しない順番）
月あたり送受信枚数／主な相手（役所・金融・取引先）／「番号継続の必要性」を整理。
「今の番号を維持したい」or「新番号でもOK」。ここで選べるサービスが絞れます。
受信FAXは「メールで受ける」「Webで確認」どちらにするか。保存先（案件フォルダ/クラウド）も決めます。
送信者名・返信先・受信通知・転送ルール・セキュリティ（2段階認証等）を設定。
文字つぶれ、薄字、押印欄、図面の可読性を確認。行政提出を想定してA4縦・余白・解像感もチェック。
番号変更がある場合は、請求書・名刺・Webサイト・署名（メール）なども更新。
固定FAX専用の回線や保守を縮小/解約（※他用途があるなら残す判断も）。
移行初期は「固定FAXとネットFAXを短期間だけ併用」すると、受信漏れリスクを下げられます。
役所・金融系はFAX文化が残るため、“送信品質”（濃度・余白・解像感）が重要です。
ネットFAX選びのチェックリスト（行政書士・ひとり事務所の目線）
- FAX番号が付与されるか（市外局番の扱い等も含めて）
- 既存番号の引継ぎ可否（必要なら最優先）
- 送信方法：Web/メール添付/アプリ（どれが主運用に合うか）
- 送信の課金体系（枚数・宛先数・同報・海外/フリーダイヤル等の扱い）
- 受信通知（メール・プッシュ通知）
- 自動転送、振り分け（アドレス別/番号別など、できる範囲）
- 受信データの保存期間・ダウンロード可否
- ファイル形式（PDF等）と扱いやすさ
- アカウント権限（スタッフが増える可能性があるなら重要）
- 2段階認証、アクセスログ、端末紛失時の対策
- 個人情報・機微情報の送受信ルール（転送先の制限など）
- ネットFAXにすると「紙の控え」がなくて不安です。
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受信PDFを案件フォルダへ保存し、ファイル名ルール（例：日付_差出人_件名）を決めると、紙より探しやすくなります。
- 相手が紙FAXしか使えない場合でも大丈夫？
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送信は相手のFAX機へ届きます。こちらはPDFから送るだけなので、運用としてはむしろ楽になります（可読性チェックは必須）。
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞまずは“受信FAXをPDFで保管する”ところから始めると、ムリなく移行できます。
ペーパーレス運用の具体例（ネットFAX＋スキャナ＋通話環境）
ネットFAXは単体でも便利ですが、スキャナと組み合わせると「紙→PDF→送信」が一気通貫になります。オンライン相談が多い場合は、通話品質（ヘッドセット）も地味に効きます。
- 受信FAX → メール通知 → PDFを保存
- 保存先：クラウド（案件フォルダ）へ格納（案件名で統一）
- 必要があればPDF結合・注釈 → 顧客/関係先へ転送
- 送信FAX：スキャナで紙をPDF化 → ネットFAXで送信
- 送受信ログを「案件メモ」に残す（日時・宛先・要点）
ポチップ
ポチップ
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞ紙FAXのままでも業務は回りますが、情報管理は年々厳しくなります。無理のない範囲で電子化すると安心です。
