レターパック／簡易書留／速達の使い分けと追跡ハンドブック

サービス別早見表：用途・料金・配達速度・補償・追跡

サービス	主な用途	配達速度／範囲	追跡・証明	補償	主な料金※
レターパック（ライト／プラス）	請求書・納品書・薄型資料／全国一律4 kg以内	ライト＝ポスト投函（通常郵便よりやや早達）、プラス＝速達扱い相当の優先配達（対面受取）。全国同一料金。	追跡番号あり。Web「郵便追跡サービス」利用可。	補償なし（紛失時の賠償対象外）	ライト：430円／プラス：600円（2025年時点）
簡易書留	契約書・原本・本人確認書類など “確実さ”重視	普通郵便＋オプション。配達速度は通常。	追跡あり（引受・配達記録）	賠償額 原則5万円まで（簡易書留）	通常郵便料金＋350円など（サービスにより変動）
速達	締切間近・急ぎ原本・提出期限あり書類	通常より優先扱いされ、最短で配達。レターパックプラスも同等の優先配達速度。	追跡は別オプションで書留等を併用すると確実	補償なし（速達単体）	通常郵便料金＋300円〜（250gまで：+300円）

※料金・サービス内容は変更される可能性があります。送付前に最新の郵便局サイトで確認してください。

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追跡と配達証明を残す手順：スクショ／台帳テンプレート

手順

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実務での発送ルール：行政書士事務所で使える運用指針

□ 宛名・住所は二重チェック（郵便番号・番地・法人名）
□ 送付前に日付／版数／控えコピーを作成
□ 締切1営業日前を目安に投函（速達併用時も同様）
□ レターパック・書留は「何通使ったか」「追跡番号一覧」を共有台帳に記録
□ 電子控え（スクショ・PDF）を月次でバックアップ
□ “控えを保管するフォルダ”を物理／クラウドで2重管理
□ 緊急提出時は「速達＋簡易書留」でスピード＆証明を両立

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発送関連おすすめアイテム

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まとめ

契約書・請求書・納品書・本人確認資料など、行政書士事務所で送付が多い書類は、「スピード」＋「追跡／証明」の観点から発送サービスを使い分けることが重要です。
追跡番号のスクショ保全・発送台帳の作成・控え保管など、“何時・誰に・どの発送で”を記録しておくことで、郵送トラブル・未配達リスクを低減できます。
上記早見表・運用ルール・アイテム紹介を活用して、発送業務を確実かつ効率的に整備してください。