行政書士のひとり開業では、最初に「タスク管理」「ファイル命名規則」「バックアップ」を整えるだけで、検索性・再現性・ミス削減が劇的に向上します。
本記事では、小さく始めて拡張できる運用例に絞って紹介します。
目次
この記事でわかること
- 行政書士の事務効率化の実例（コピペ導入OK）
- タスク管理表の作り方
- ファイル命名規則の基本ルール
- 3-2-1バックアップの作り方
タスク管理｜「3レーン＋週次レビュー」で全体を見える化
最小構成ルール
- 1案件＝1カード（案件名＋期限＋重要度）
- 毎朝2分：今日やる3つを「Doing」へ移す
- 業務終了時：「Done」へ移動＋備忘コメント（進捗・提出先など）
週次レビュー（30分）
- Doneを眺めて「詰まり原因」を可視化
- 期限AのToDoを今週へ配分
- 案件別KPI（受任→申請→納品の滞留箇所）を1行メモ
ファイル命名規則：検索性を最大化する「日付＋種別＋通し番号」
ファイル名の基本構造
YYYYMMDD_手続種別_顧客名_文書種別_通し番号
例）20250924_kensetsu_Yamada_uketsuke_001.pdf
- YYYYMMDD（西暦8桁）で時系列が崩れない
- 顧客名はローマ字 or 半角英数に統一
- 文書種別は固定（uketsuke / seikyusho / mitumori など）
- 通し番号（3桁）で重複回避
フォルダ階層（小さく始める安定形）
/Clients/
/2025/
/Yamada/
/00_共通（受任書・身分証・ヒアリング）
/10_申請書類
/20_添付証明（住民票・納税証明）
/30_提出・受付
/40_請求・領収
/99_納品一式
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バックアップ｜3-2-1ルールで事故に強い体制を作る
3-2-1ルール
- 3つのコピー（原本＋バックアップ2つ）
- 2種類の媒体（PC内／外付けHDD or クラウド）
- 1つは別拠点（クラウド or 物理的に離れた場所）
推奨構成
- 同期クラウド：Google Drive / Dropbox / OneDrive
- 週次フルバックアップ：外付けSSD/HDD（履歴3世代保持）
- 月1回の復元テスト
定型文・チェックリスト：コピペでブレをなくす
受任〜納品までのチェックリスト（案件ごと）
□ 初回ヒアリング（必要書類案内）送信
□ 受任書・見積提示（有効期限◯日）
□ 前金/着手金受領（請求番号：INV-YYYYMM-001）
□ 申請書草案→確認→確定
□ 添付書類の収集（住民票・納税証明 等）
□ 提出・控え保存（提出番号・受付日を台帳へ）
□ 納品・領収・アフターフォロー案内
メール定型文（件名例）
件名：【建設業許可】必要書類とスケジュールのご案内（◯◯行政書士）
件名を統一することで迷わず時短。受信側もわかりやすいです。
セキュリティの基本設定
- 二段階認証：クラウド・メール・会計・ドメイン管理は必ずON
- 共有は最小権限：外注には閲覧のみから付与
- パスワード管理：マネージャ使用＋復旧コードの保管
- 機微情報の送付：原則パス付きZIP/PDF＋別送で鍵を送る（依頼者説明をテンプレ化）
まとめ
- タスク管理・命名規則・3-2-1バックアップを最初に決めるだけで、探し物とミスが激減
- Excel/スプレッドシートで無料スタート → 必要に応じて拡張
- 週次・月次の見直しで、ひとり開業でも高品質を維持
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