スキャン→OCR→命名→保存の自動化レシピ

OCRエンジンの比較ポイント（まず“ここ”だけ揃える）

• 日本語OCR対応：検索可能PDF（Searchable PDF）を出力できること。
  • 代表的な同梱ソフト：Epson Document Capture Pro／Epson Scan 2、Brother iPrint&Scan、ScanSnap Home（いずれも日本語OCR対応）。
• 精度を上げる入力条件
  • 300dpi基準（小さな文字・印影が多い資料は600dpi）
  • 傾き補正・自動回転・白紙削除をON（“向きを気にせず投入”運用）
  • 縦書きは誤認識が増えやすい → 重要書類は目視確認
• 自動名付けとの相性
  • タイトル抽出／領収書・名刺の項目抽出→ファイル名に対応するか（例：日付・取引先・金額を拾う）
• 代表的な現行機での運用（機種名の例）
  • EPSON：DS-900WN／DS-C480W（PCレス送信に対応。担当者席〜共有機まで）
  • Brother：ADS-4700W／ADS-4900W（TWAIN/ISIS・分離安定）
  • ScanSnap：iX2500／iX1400（プロファイル豊富・自動名付けが強い）
    ※価格・在庫は変動するため、購入時は各ショップで最新をご確認ください。

Macでも検索可能PDFにできますか？

Document Capture Pro、ScanSnap Home等でSearchable PDF出力可。

迷った時の画質設定は？

申請書＝300dpi/グレースケール、印影・色票あり＝300dpi/カラー。

PDF/A・長期保存の設定（“後から効く”耐久性）

文書を長期保存する場合は、PDF/A形式で出力しておくのがおすすめです。
特に PDF/A-1b や PDF/A-2b などの規格は、将来にわたって閲覧・利用しやすいように設計されています。
※PDF/A対応かどうかは「機種」ではなく、利用しているソフトウェア側の設定で決まります。

• フォントは必ず埋め込み
  → 後で文字化けが起こらないようにするための必須設定です。
• ページの向きや傾き、白紙ページ
  → PDF化の前、または直後に自動補正しておくと、保存文書としての品質が安定します。

監査対応の基本

保存した文書を「正しく残す」ためには、改ざん検知と管理の仕組みを用意しておくことが重要です。

• ハッシュ（チェックサム）で改ざん検知
  → クラウドサービスや文書管理システム（DMS）に備わっている機能を活用しましょう。
• 版管理（v01 → v02 など）と操作ログ
  → いつ、誰が、どのようにファイルを更新したかを記録しておくことで、監査対応がスムーズになります。

保管と耐障害対策

データは「保存先」と「耐障害性」の両面から備えておくのが安心です。

• 外付けSSDでのバックアップ
• 耐火・防水ケースでの物理的な保護

PDF/Aは容量が増えがち。文字中心＝グレー、写真多め＝カラーの切替で容量と可読性を両立。

命名規則テンプレ＋“検索性を高めるタグ付け”

命名規則（例）

YYYYMMDD_案件名_書類種別_vNN.pdf
例）20251003_山田商事_建設業更新申請書_v01.pdf

• YYYYMMDD：発行日 or 受領日（迷ったら受領日で統一）
• 案件名：クライアント名＋案件キー
• 書類種別：申請書/添付/見積/請求/契約/本人確認 など
• vNN：編集や差替で上げる（v01→v02）。最新版ショートカットをフォルダに固定

“検索性を高めるタグ付け”（運用オプション）

• PDFプロパティ（タイトル／サブジェクト）に案件名・年度・種別を入れる
• クラウド側タグ（Dropboxの星／OneDriveのラベル／Googleドライブのスター）で横断抽出
• 先頭に接頭辞：KENSETSU_（業務区分）やKR_（顧客ランク）で検索語の衝突回避
• OCRキーワードを“わざと”本文1行に入れる（例：案件コード） → 検索ヒットの安定化

自動化ワークフローの作り方（Win/Mac共通の型）

1. プロファイルを端末内で共通化
   • 例：申請書_両面_300dpi_グレー_OCR_PDF-A／領収書_カラー_300dpi_OCR_結合
2. OCR＋自動名付けをON
   • タイトル抽出／領収書・名刺の項目抽出→ファイル名を利用
3. 保存先の固定化
   • …/client/案件名/01_申請書/、…/02_添付/領収書/ などフォルダ構造を先に決める
4. クラウドへ直送 or 同期
   • 共有先：Dropbox／Google Drive／OneDrive。共有フォルダ名は「年度」「案件」で階層化
5. トリガー自動化（任意）
   • フォルダ監視（Power Automate／Automator）でPDF/A変換・ファイル名整形・バックアップ複製を自動実行

チェックリスト
□ プロファイル名に保存先まで書く（誤送信防止）
□ 共有フォルダの権限（編集／閲覧）を事前に固定
□ 日次で3件サンプルを開き、OCRヒット＆PDF/Aを確認

クラウド同期＆バックアップ（“消える”をゼロに）

• 二重化：
  • 動→静：作業用（クラウド）→週次スナップショット（NASや外付けSSD）
  • 異拠点：クラウドに加え、オフサイトに暗号化バックアップ
• 世代管理：
  • 30/90/365日のローテーション（30日＝短期、90日＝四半期、365日＝監査）
• 復元訓練：
  • 毎月1回、任意の案件フォルダを丸ごと復元（“開けるかどうか”まで確認）