行政書士事務所｜機密書類を守るシュレッダーの選び方と運用ルール

行政書士事務所で「シュレッダー」が必須になる理由（機密書類・個人情報の漏えい対策）

行政書士事務所は、委任状・身分証コピー・契約書・顧客台帳・マイナンバー関連書類など「個人情報／機微情報（センシティブ情報）」を日常的に扱います。紙の処分が甘いと、ゴミ袋・回収箱・印刷物の置きっぱなしから情報が漏れる事故が起きやすいです。

「紙だから安全」ではなく、紙は“拾われやすい媒体”です。

失敗しないシュレッダーの選び方（スペック基準：クロスカット／マイクロカット／オートフィード）

「家庭用の安い機種」でも裁断はできますが、事務所運用では “復元困難性 × 処理量 × 詰まりにくさ” のバランスが重要です。

まず決める：裁断方式（復元されにくさ）

ストレートカット	細長く切るだけ	復元リスクが高め（機密向きではない）
クロスカット	縦横に裁断	一般的な事務用途の標準
マイクロカット	さらに細かい粒状	顧客情報・契約書・マイナンバー周辺はここが安心寄り

※国際的な目安として、DIN 66399 の紙のセキュリティレベル（P-1〜P-7）があり、数値が高いほど細断が細かい考え方です。

行政書士事務所の目安

• 一般の顧客書類（申請控え、契約、本人確認コピー等）：P-4 以上を“候補の中心”に
• マイナンバー等の特定個人情報：より厳しめ（細断の細かさ＋廃棄手順・記録が重要）

処理性能（毎日のストレスを決める）

連続運転時間	短いと“数分で停止→冷却待ち”になりがち
最大細断枚数（A4）	実務は「ホチキス外し忘れ」「紙が湿っている」などで落ちるので余裕を
投入口の幅	A4対応は前提、封筒の処理も想定
ダストボックス容量	小さいと頻繁にゴミ捨て＝散らかる原因
オートフィード（自動給紙）	見積・請求・申請書類が多い事務所ほど効く（作業の片手間で回せる）
詰まり対策	オートリバース（自動逆転）、過熱保護、満杯センサー

“スペック表の最大枚数”より、「詰まりにくさ」「連続運転」「ゴミ捨てのしやすさ」が、結局いちばん効きます。

機密書類を守る「運用ルール」の作り方（分別→裁断→廃棄記録）

シュレッダーは買って終わりではなく、運用ルールが本体です。

紙を“3分類”して迷いを消す

• 即裁断（機密）…顧客情報、契約書、本人確認、委任状控え、申請書のドラフト等
• 保管（要施錠）…原本、保存義務のある書類、未処理案件の綴り
• 通常廃棄…個人情報が無いチラシ、白紙等

※「重要書類は施錠保管」「放置禁止」「不要になったら確実に廃棄」は、中小企業向けガイドラインでも基本動作として示されています。

裁断の“最低ライン”を決める（特にマイナンバー）

• マイナンバー等は、復元不可能な方法で廃棄し、廃棄記録（いつ・誰が・何を・方法）を残す
• 大量廃棄・箱単位なら、溶解処理など専門業者も選択肢（立会い・証明書の有無で選ぶ）

コピペで使える「廃棄ルール」ひな形（事務所内ルール）

• 【対　　象】顧客情報／事件記録／契約書／本人確認資料／マイナンバー関連
• 【裁　　断】A分類は当日中に裁断（例：終業前の固定ルーチン）
• 【担　　当】担当者→最終確認者（2名体制が難しければ“代表確認”で代替）
• 【廃棄記録】日付／担当者／対象（箱・ファイル名）／方法（裁断 or 溶解）／備考
• 【保　　管】未処理案件・保存書類は施錠キャビネット、机上放置禁止
• 【例　　外】裁断できない綴り・厚紙・カード類は別フロー（専用機 or 業者）

ルールは立派でも、「毎日回る運用（固定ルーチン）」になっていないと形骸化します。

• アイリスオーヤマ オートフィードシュレッダー（AZ-AFSB60C）
  • 向く：処理量が多い／裁断をルーチン化したい／手が離せない作業が多い事務所
  • 期待できる効果：裁断の“面倒”が減り、放置紙が減る＝漏えいリスクが下がる

• ナカバヤシ セキュリティファイルボックス（AL-S100-W）
  • 向く：「裁断待ち書類」「回収途中の一時保管」を“見える化”して事故を防ぎたい場合
  • 期待できる効果：机上放置・紛失を減らし、施錠保管の運用が作りやすい