Dropbox・Googleドライブ徹底活用：行政書士の案件フォルダ設計と命名ルールで「探し物時間」を減らす

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2026-02-09

なぜ「案件フォルダ設計」で仕事が速くなるのか

行政書士業務は、相談→受任→収集資料→申請→補正→完了の流れの中で、同じ案件の書類が何度も出入りします。

このときフォルダ構成がバラバラだと、

「最新版がどれ？」
「添付したPDF、どこに保存した？」
「クライアントから来た資料、誰がどこに入れた？」
が日常的に起き、探し物時間が積み重なります。

そこで有効なのが、Dropbox・Googleドライブを使った
「案件単位フォルダ」＋「命名ルール」＋「運用ルール」 の3点セットです。
ポイントは“凝った仕組み”ではなく、誰が見ても迷わない標準化です。

用語メモ

クラウドストレージ：インターネット上の保存場所（PCが壊れてもデータが残る仕組み）
Dropbox / Googleドライブ：代表的なクラウドストレージサービス
命名ルール：ファイル名・フォルダ名の付け方を統一するルール

結論：案件フォルダは「型」を固定する

まず「案件フォルダの型（テンプレ）」を決めます。
おすすめは、案件の進行順に並ぶ構造です。

案件フォルダ（テンプレ）例（行政書士向け）

案件ごとに、同じ構造を毎回使います。

00_受付・基本情報
- 相談メモ、ヒアリングシート、見積、委任状、本人確認（KYC）
01_収集資料（受領）
- 戸籍・住民票・登記簿・公図・図面・写真・メール添付等
02_作成書類（当方作成）
- 申請書、理由書、経緯書、添付書類、チェックリスト
03_提出・受領
- 提出控え、受付印、補正指示、許可通知、納付書、領収書
04_請求・精算
- 請求書、精算書、実費、振込控え
90_過去版・ボツ
- 旧版、差し戻し、参考資料（混ざると事故るので隔離）

DropboxとGoogleドライブの使い分け（おすすめ運用）

Dropbox	案件の“日々の作業場”に向く（同期が分かりやすく、共有もしやすい）
Googleドライブ	顧客共有・共同編集（Googleドキュメント/スプレッドシート）に強い

どちらか1本でも運用できます。大事なのは「案件の入口が1つ」になっていることです。

命名ルールだけで検索精度が激変する

行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞ

フォルダが整っても、ファイル名がバラバラだと検索で詰まります。
おすすめは 「日付＋書類種別＋相手＋版」 の並びです。

ファイル名の基本形

YYYYMMDD_書類種別_相手先（または申請先）_内容_版
例）20260206_申請書_○○市農業委員会_農地法5条_v1.docx
　　20260206_添付_現況写真_北側水路_01.jpg
　　20260207_提出控え_開発指導課_32条協議_受付印.pdf
　　20260210_補正対応_道路管理課_位置図差替_v2.pdf