「手順はWord」「チェックは紙」「ひな型はフォルダの奥」—この状態だと、探す時間とミスが増え、担当者が変わると業務が止まりがちです。
そこでおすすめなのが、Notionで事務所マニュアル・テンプレ・フローを一元化すること。検索・更新・共有が揃い、新人や家族スタッフでも迷わない仕組みにできます。
Notionは“業務の地図”を1か所に集め、属人化を減らすのに強い。
Notion一元管理が効く理由（行政書士事務所の現実に合う）
行政書士事務所のマニュアル整備で困りやすいのは、次の3つです。
- 最新版が分からない（AさんPCのフォルダが最新…など）
- 探せない（案件フォルダと手順書が別、口頭伝承が多い）
- 引き継ぎが難しい（新人・家族スタッフが「何を見ればいいか分からない」）
Notionに集約すると、次が一気に改善します。
- 検索で出る：手順・注意点・必要書類・提出先・テンプレまで“横断検索”
- 更新が回る：ページごとに見直し日を持てる（「いつ誰が更新したか」を残せる）
- 共有が楽：ページ単位で権限設定でき、スタッフに「見てほしい場所だけ」渡せる
- チェックが標準化：チェックリストがそのまま運用になる（抜け漏れが減る）
“一元化の目的”は、きれいな資料作りではなく「探す時間とミスを減らすこと」です。
迷わないNotionページ構成
まずは「トップ（入口）」を決めます。
おすすめは “事務所マニュアルHub” を1ページ作って、全員がそこから入る形です。
ページ構成（例）
Step1：事務所マニュアルHub（トップ）
Step2：DB（データベース）で管理
Step3：各DBにテンプレ（雛形）を用意
事務所マニュアルHub（トップ）に置くもの
| 今日見る場所（新人・家族スタッフ向け導線） | 管理者向け |
|---|---|
| 「よく使う手順トップ10」 「提出前チェック（共通）」 「困ったとき（FAQ）」 | 「更新待ち（レビュー待ち）」 「今月見直すページ」 |
まず作るDBは3つで十分
- 手順DB（業務フロー）
- テンプレDB（ひな型・文例）
- チェックDB（チェックリスト）
- ステータス：下書き／運用中／要見直し
- カテゴリ：例）農地、建設・開発、産廃、相続…（事務所の主力に合わせる）
- 対象者：新人／全員／管理者のみ
- 入口（トリガー）：電話／問い合わせフォーム／紹介／役所相談 など
- 必要書類（要約）：箇条書きでOK（詳細は子ページ）
- 提出先・提出方法：窓口／郵送／電子
- 期限・注意：法定期限・実務の締切・よくある差戻し
- 更新日／次回見直し日／作成者
- 種別：委任状／依頼文／案内文／申立書関連／社内文書…
- 使用場面：初回連絡／不足書類依頼／納品案内／請求案内…
- 変数（差し込み項目）：【氏名】【住所】【案件名】など（コピペ事故防止）
- 関連手順：手順DBとリンク（どの手順で使うテンプレか分かる）
- タイミング：受任時／提出前／納品前／入金確認…
- 対象：業務カテゴリ
- 重要度：必須／推奨
- 関連テンプレ：テンプレDBとリンク
共有運用のルール
- 新人・家族スタッフ：閲覧中心（必要箇所だけ編集可）
- 管理者：手順・テンプレの編集、承認
「編集してよいページ」「編集禁止（固定）ページ」「個人情報の扱い（原則Notionに載せない/最小限にする）」など。
- 下書き（気づいた人がメモ）
- レビュー（管理者が確認）
- 運用中（全員が使う最新版）
テンプレ本文は固定し、使うときは「複製→編集」。
こうすると、元のひな型が壊れません。
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞテンプレを直接書き換えると、次の案件で事故るので“複製運用”にしましょう。
Notionは便利ですが、まずは 手順・チェック・ひな型 に集中するのが安全です。
顧客の詳細情報を扱う場合は、アクセス権限や運用ルール（持ち出し禁止、二段階認証など）を整え、必要最小限に絞ってください。
最短導入手順（今日からできる）＋おすすめ書籍＋関連記事
- Step1：Hub（トップ）を1ページ作る
- Step2：DBを3つ作る（手順／テンプレ／チェック）
- Step3：まずは“頻出5業務”だけ登録（全部はやらない）
- Step4：新人向けの導線（トップ10・FAQ）を置く
- Step5：月1回だけ見直す（次回見直し日プロパティで回す）
よくある質問
- 最初から細かく分類した方がいい？
-
最初は大雑把でOK。カテゴリは後から育てた方が早いです。
- ページが増えて迷子になる
-
入口（Hub）を固定し、検索より先に「導線」を作るのがコツです。
- テンプレが古くなる
-
「次回見直し日」を必須にして、月1レビューだけ回しましょう。
Notionを体系的に学ぶなら、まずは「用語」「考え方」「実例」を一冊で掴むのが近道です。
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞNotionは「覚える」より「型を作る」ことが大切です。小さく始めて、使いながら整えるのがいちばん続きます。
