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まず決めるべき「共有の設計図」：情報の種類×相手×期限
情報共有がうまくいかない原因は、ツール以前に「何を・誰に・どの粒度で・いつまで共有するか」が曖昧なことです。行政書士業務では個人情報・依頼者情報が多いので、最初に“共有の線引き”を作ると事故が激減します。
「共有する情報」を4分類
- 連絡（短期）：今日/今週の指示、確認、進捗
- 案件資料（中期）：申請書下書き、添付資料、図面、PDF
- マニュアル（長期）：手順書、テンプレ、チェックリスト
- 機密（最重要）：ID/パスワード、本人確認書類データ、委任状原本の管理情報
ツール選びの結論（おすすめの組み合わせ）
- 連絡はチャット（検索できる・履歴が残る・誤送信を減らせる）
- 案件資料はクラウドストレージ（権限管理・版管理・リンク期限）
- マニュアルは別に集約（例：Notion等。）
- 機密はチャット/共有フォルダに置かない（原則：パスワード管理ツールへ）
ツールは「家族用」と「外注用」で分けるのが安全
スタッフは長期で関わる前提、外注は案件単位・期間限定が多いので、同じツールでも権限設計が変わります。
代表ツールの使い分け（迷ったらこの型）
| 目的 | 向いているツール | 使いどころの例 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 連絡・相談 | Slack / Chatwork | 案件の確認、進捗、質問 | DM乱立は事故の元→チャンネル運用推奨 |
| 打合せ・通話 | Zoom | 依頼者/外注との打合せ | 録画・議事メモの保管先を決める |
| 案件資料の保管 | Dropbox | 案件フォルダ、PDF、図面 | 権限とリンク期限が最重要 |
| 代替（Office中心） | Microsoft Teams | Office書類中心の組織 | 管理者設定の自由度はプラン依存 |
| 私用連絡アプリ | LINE | 原則おすすめしない | 私用と混ざりやすく監査性が弱い |
| リモート支援 | Chrome Remote Desktop | 家族PCの遠隔サポート | 使う場面・権限をルール化 |
研修コストを下げる「共通テキスト」を1冊用意
ポチップ
チャットツールの選び方：誤送信を減らす設定と運用
行政書士の情報共有は「速さ」より「正確さ」と「証跡（あとで追えること）」が重要です。
チャットは“便利”ですが、ルールがないと事故が起きます。
チャット運用の基本原則
- 案件は“チャンネル/ルーム”に集約（DMで進めない）
- 1メッセージ1要件（後から検索できる）
- 添付ファイルは原則ストレージへ（チャットはリンク共有に統一）
- 個人情報は最小限（フルネーム/住所/マイナンバー等は貼らない）
チャンネル（ルーム）命名ルール
#案件_YYYYMM_依頼者イニシャル_手続名（例：#案件_202602_AB_産廃収運）#外注_作業種別_氏名or屋号（例：#外注_図面_○○）#事務所_連絡（全体連絡）#事務所_手順_質問（運用改善の置き場）
チャットで使う「依頼テンプレ」
- 【依頼】やること：
- 【案件】案件名/期限：
- 【前提】参照フォルダ（URL/パス）：
- 【完成形】納品物（例：PDF、Word、チェック完了報告）：
- 【注意】個人情報の扱い／禁止事項：
- 【確認】不明点はこのスレッドで質問：
共有フォルダ（クラウドストレージ）の選び方：Dropbox中心の案件フォルダ運用
クラウドストレージは“置き場”ではなく、権限管理つきの保管庫です。
特に外注と共有するなら、次の3つで事故の9割を防げます。
事故を防ぐ3点セット
- フォルダ権限は「人」ではなく「役割」で付ける（家族/外注/閲覧のみ等）
- 共有リンクは期限つき（いつまでも見られる状態を作らない）
- 原本フォルダと作業フォルダを分離（上書き事故を防ぐ）
案件フォルダ構成
/00_事務所共通
/マニュアル（外注は原則アクセス不可）/テンプレ（配布用のみ）
/10_案件
/YYYYMM_依頼者名_手続名01_受領資料（依頼者から受け取った資料：原本扱い）02_作業中（外注も触る：編集OK）03_成果物（納品版：編集制限）90_やり取り控え（PDF化したメール等、証跡）
外注共有の鉄則
- 外注は
02_作業中のみ（01と03は原則不可） - ファイル名は「日付＋版＋担当」で統一：
20260217_v02_外注A.docx - 依頼者の本人確認書類などは、外注共有しない（必要なら“マスキング版”）
Dropboxを使う場合の運用イメージ
- 共有フォルダで案件の“正本”を一元化
- 共有リンクは期限・パスコード・閲覧のみを基本に
- 版管理（上書き前提）より、「作業中／成果物」分離で事故を減らす
ポチップ
家族・外注スタッフと揉めない「情報共有ルール」チェックリスト
ツールが揃っても、最後は“運用ルール”です。
ここが弱いと「聞いてない」「どれが最新版？」が発生します。
開始前に決める10項目
- 共有範囲（外注に見せてよい情報／ダメな情報）
- 案件ごとの窓口（質問は誰に集約するか）
- 連絡手段（緊急＝電話、通常＝チャット等）
- 納品形式（PDF、Word、チェック報告テンプレ）
- 期限の持ち方（「締切」＋「中間レビュー日」）
- フォルダ構成と命名規則（例を固定）
- 権限（閲覧のみ／編集可／期限付き）
- 端末ルール（共有PC禁止、画面ロック、紛失時連絡）
- アカウント管理（2FA必須、終了時は即停止）
- トラブル時（誤送信・誤共有の報告フロー）
“遠隔サポート”を使うならルール必須
家族PCの設定支援などでリモート接続は便利ですが、
「いつ」「誰のPCに」「何の目的で」接続するか
依頼者情報の画面を開いた状態での接続禁止
など、使いどころを明文化すると安心です。
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行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞ外注さんに“安全に渡せる情報”を整理できると、品質もスピードも上がります。無理なく続く形から整えましょう。
