行政書士や士業事務所では、「見積」「請求」「入金確認」「領収書発行」が別々のExcelや会計ソフトに入力されることが多く、手間だけでなく転記ミスや請求漏れの原因にもなります。
本記事では、見積作成→請求→入金→領収書発行を自動化するワークフローとテンプレ設計の考え方を解説します。
目次
“二重入力”が生まれる構造とリスク
行政書士業務では、請求データが以下のようにバラバラに登録されがちです。
| 業務段階 | 使用ツール | 問題点 |
|---|---|---|
| 見積書作成 | Excel・Word | 手動入力／バージョン不統一 |
| 請求書発行 | 会計ソフト・PDFテンプレ | 案件名や顧客名の表記揺れ |
| 入金確認 | 通帳・ネットバンク | 請求書番号との突合に手間 |
| 領収書作成 | Word・PDF | 二重記載・漏れのリスク |
結果として発生するロス
- 見積書番号と請求番号の不一致
- 入金消込が遅れて未収計上漏れ
- 月次集計に時間がかかる
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見積→請求→入金を“番号ルール＋テンプレ”で統一
標準化ステップ
- 案件番号で一貫管理（例：2025-001）
→ 見積・請求・領収書を同一番号で統一。 - テンプレートを固定化
→ GoogleスプレッドシートやWordテンプレートで自動置換（顧客名・金額）。 - フォルダ命名規則を共通化
→/顧客名/案件番号/請求関連/に自動保存。 - 請求書PDFを自動発行＆バックアップ
→ Zapier / Make でトリガー設定（例：スプレッドシート更新→PDF生成→Googleドライブ保存）。
会計ソフト・CRMとのCSV連携で自動転記
見積→請求→入金データは、CSV（カンマ区切りファイル）を介して会計ソフトに自動反映できます。
| 機能 | 自動化の方法 | 対応例 |
|---|---|---|
| 請求データ登録 | CRMのCSV出力→会計ソフトCSVインポート | freee、マネーフォワードクラウド会計 |
| 入金消込 | ネットバンク入金明細→CSV取込 | 三井住友銀行・GMOあおぞら等 |
| 領収書発行 | 請求済みステータス→PDF自動生成 | Zapier／Make連携シナリオ |
ノーコード連携の考え方
ZapierやMakeを使えば、CRM→Googleドライブ→会計ソフトの「中継処理」が自動化可能。
特定の会計ソフトに依存しないワークフローを構築できます。
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入金確認と領収書発行の“自動完結”まで
入金の確認と領収書発行も、自動化の最終ステップです。
入金確認
- ネットバンクの入金通知メールをGmailで受信
- 件名・金額・顧客名をGoogleスプレッドシートへ自動追記（GASで連携）
- CRM側で「入金済み」ステータスを自動更新
領収書発行
- 入金済みデータをトリガーにPDFテンプレートへ自動反映
- Googleドライブに保存＋メール送信（Zapier／Make利用）
まとめ｜見積→請求→入金の“一筆書き運用”で脱・二重入力
データを重複させない。
CRMやスプレッドシートを中心に、見積→請求→入金→領収書を「一筆書き」で流すことで、
転記作業をゼロにし、請求漏れ・入力ミスを防止します。
導入の最小構成
- CRMまたはスプレッドシート
- Googleドライブ連携
- Zapier／Makeによる自動化ワークフロー
