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目次
失敗例と対策
①口座連携していない → まずAPI連携し、対象口座を限定
なぜ問題？ 手入力ミス／取込漏れ／消込遅れが起きやすい。
- 請求／会計ツールでAPI連携を有効化。
- 連携は業務用の入金口座だけに絞る（私用口座は連携しない）。
- 連携エラー通知（メール/アプリ）をON。
運用のコツ 毎朝「同期OK・前日入金n件」のダッシュボードを確認→消込。
②品目名がバラバラ → 「相談料」「書類作成」「成功報酬」等に統一
なぜ問題？ 同じサービスでも名称が違うと、見積→請求の変換や集計で齟齬。
- 品目マスタを3～7個に絞って定義（名称・単価・説明文・税区分）。
- 相談料（30分／60分）
- 書類作成（例：建設業許可 一式／農地転用 一式）
- 成功報酬（許可・認可・成果到達時）
運用のコツ 見積も必ずマスタ品目から選ぶ。自由入力は備考欄に寄せる。
③ 税区分が混在 → 事前に品目単位で固定
なぜ問題？ 同じ品目で課税/非課税が混在すると消費税計算が崩れる。
- マスタに既定の税区分を設定（通常は課税10%）。
- 非課税／対象外は別品目として分離（例：印紙代は非課税、実費は対象外など）。
運用のコツ 例外変更をしたら理由を備考に残す（監査・説明用）。
④ 期限未設定 → 支払期限必須、未入金アラートON
なぜ問題？ 期限が無い請求は後回しにされやすい。
- 請求書テンプレの支払期限を必須（例：当月末／翌月末）。
- 期限3日前・当日・超過3日で自動リマインド。
運用のコツ（督促文例）
- 1通目：「件名：ご請求書のご確認（◯◯事務所／◯月分）」
- 2通目：件名に【再送】と金額・期限日を追記。本文は短く、支払方法を明記。
⑤ 見積→請求の変換漏れ → 変換ワークフローを固定
なぜ問題？ 受注後に請求化し忘れて売上取り逃し。
- ステータスを見積→承認→請求→入金の4段で固定。
- 受注チェック時に「見積→請求へ変換」を必須タスク化。
運用のコツ 週1回、見積の「承認済・未請求」フィルタで棚卸し。
⑥メール送付ログ未確認 → 未開封は件名変更→再送
なぜ問題？ 迷惑メール行きや開封漏れで入金遅延。
- 送付後は開封ログまたは到達可否を確認（できない場合は電話で到達確認）。
- 未開封は件名を変えて再送（例：「PDF添付：ご請求書◯◯様」）。
運用のコツ PDF名は「YYYYMMDD_請求_顧客名_番号.pdf」で統一。
⑦ 分割入金の処理迷子 → メモに回数・日付・金額を付記
なぜ問題？ 消込が合わず残高が見えにくい。
- 請求1件に対し部分入金で消込。備考に「1/3 9/10 ¥100,000」「2/3 9/25 ¥100,000」のように記録。
- 次回入金予定をタスク化／カレンダー登録。
運用のコツ 契約・見積に分割回数・期日・金額を明記しておく。
⑧振込手数料差引き → 勘定科目ルール化
なぜ問題？ 入金額が請求額より数百円少ないと、差額の扱いがバラつく。
- 差額が−¥110/¥220/¥330等の既定パターンなら、自動仕訳で支払手数料へ振替。
- 約款に「振込手数料はご負担ください」を明記（合意が取れない先は請求額に上乗せ）。
運用のコツ 「入金額≠請求額」のフラグを日次で確認→仕訳ルール適用。
⑨ 権限が緩い → 承認フロー／担当者権限を設定
なぜ問題？ 請求金額・宛先ミス、誤送信のリスク。
- 役割を作成者（Maker）／承認者（Checker）で分離。
- 金額閾値（例：税抜30万円超は所長承認）を設定。
- アカウントは2段階認証・ログ監査を有効化。
運用のコツ 送付前チェックリスト：宛先／金額／期日／PDF添付／件名。
⑩バックアップ不在 → PDFのクラウド二重保存
なぜ問題？ 誤削除・障害・監査対応で困る。
- 請求書PDFを自動でクラウド保存＋別クラウドへ二重化。
- フォルダ規約：年/顧客/案件、ファイル名は「YYYYMMDD_請求_顧客名_番号.pdf」。
運用のコツ 月次でインボイス番号連番の欠番確認＋バックアップ検証。
