行政書士事務所で複数案件を抱えると、「今どの案件がどの段階か？」がわからなくなりがちです。
本記事では、看板ボード（かんばん方式）を活用して、受任から入金までを一気通貫で見える化するテンプレートを紹介します。
目次
看板方式とは？—行政書士業務に最適な理由
「看板ボード（Kanban Board）」とは、タスク（カード）を工程別に並べて管理する方法です。
製造業のトヨタ生産方式が原点ですが、士業・事務所運営にも応用可能です。
看板方式の特徴
- 全案件の進捗を「1画面」で把握可能
- 作業漏れ・遅延の可視化
- 属人化（担当者依存）の防止
- 期限や依頼ステータスの共有が容易
行政書士業務での適用例
| 工程 | 意味 |
|---|---|
| 見込み | 問い合わせ・見積中 |
| 受任 | 契約・依頼受領 |
| 書類回収 | 顧客書類を受け取り |
| 作成 | 申請書類・添付資料の作成 |
| 提出 | 行政窓口・電子申請 |
| 補正 | 行政からの修正対応 |
| 請求 | 請求書送付・入金確認 |
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カード項目とラベル運用：属人化を防ぐ実務設定
1️⃣ カード項目の設定（Trelloなど）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 顧客名 | クライアント名（例：〇〇建設） |
| 案件名 | 申請内容（例：建設業更新） |
| 期日 | 提出・補正・報告期限 |
| 担当者 | 所内担当・外注協力者 |
| 必要書類 | チェックリストで管理（住民票、納税証明、履歴事項証明など） |
| 連絡履歴 | 電話・メール・訪問対応メモ |
2️⃣ ラベル（色分け）の基本ルール
| 色 | 意味 |
|---|---|
| 赤 | 期限迫る・要対応 |
| 黄 | 確認中・保留 |
| 緑 | 完了 |
| 青 | 顧客待ち（資料未提出） |
属人化を防ぐポイント
- 顧客対応・期日・書類を「カード上に集約」する。
- メールやメモを分散させず、全履歴をボードで共有。
- 出先からもスマホで確認可能（Trello／ClickUpなど推奨）。
無料で使えるツールテンプレート（ノーコード対応）
| ツール名 | 特徴 | URL |
|---|---|---|
| Trello | 無料・共有しやすい・スマホ対応◎ | https://trello.com |
| Notion | ノート＋タスク管理が一体化 | https://www.notion.so |
| Airtable | スプレッドシート＋ガント連携対応 | https://www.airtable.com |
おすすめ初期設定
- カラム名：「見込み→受任→書類回収→作成→提出→補正→請求→入金」
- ボード名：「建設業許可・補助金・農地法申請」などジャンル別に作成
- チェックリスト：「必要書類リスト」をテンプレート化
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集中力を支える“周辺機器”で効率UP
在宅勤務やコワーキングスペースでも快適に業務を進めるために、
Web会議や電話対応を支える機材環境を整えると効果的です。
照明・音声・映像が安定すると、信頼性が“見た目”で伝わります。
受任率を上げるためにも「オンライン印象管理」は重要。
“一枚ボード”で事務所が回る
行政書士看板ボードを導入すれば、
「誰が・何を・いつまでに・どこまでやったか」が一目で分かります。
今日からできる3ステップ
- 看板ツール（Trelloなど）にテンプレートを作る
- 案件ステータスを「カード」で管理
- 顧客対応履歴をボードで共有
属人化を防ぎ、進捗を見える化する。
小規模事務所でも“チーム並みの管理体制”が作れます。
