行政書士の開業直後は、受任・書類作成・申請・請求までが「忙しさ任せ」になりがちです。しかし、最初に“事務所規程（内規）”と“業務フロー”を決めておくと、ミス・クレーム・情報漏えい・家族運営のトラブルを大幅に減らせます。本記事では、開業初期から用意しておきたいルールと、受任〜請求までの流れを、Notion／Dropbox等のツール活用も含めて具体例つきで紹介します。
なぜ「事務所規程」と「業務フロー」が最優先なのか（よくあるトラブル例）
行政書士業務は、委任関係（依頼者との約束）と期限（提出期限・補正期限）が重なるため、ルール不在＝事故の温床になりやすいです。特に開業初期は「案件の進捗」「原本管理」「請求・入金」が混線しがちです。
- 受任条件が曖昧で、途中で追加作業が発生→報酬の認識違い・値引き交渉
- 期限管理が属人化→提出遅延、補正期限切れ、依頼者への説明負担
- 原本（戸籍・印鑑証明・委任状など）返却漏れ→信用失墜
- 家族が電話・郵送・入力を手伝う→権限や守秘の線引きが曖昧で揉める
- クラウド共有が雑→誤送信・誤共有（個人情報の漏えいリスク）
開業初期に整えるべきは「立派な規程」より、毎日守れる“最小ルール”です。最小ルールを決め、案件が増えたら追記していく運用が現実的です。
行政書士事務所の「事務所規程」ひな型（最小構成のチェックリスト）
ここでは、開業初期でも運用できる“最小構成”の項目に絞ります。
文章はそのままコピペして使える形にしています（自事務所向けに調整してください）。
事務所規程（最小版）
第1章 総則
- 目的：本規程は、行政書士業務の品質・期限・情報管理を統一し、事故とトラブルを防止するために定める。
- 適用：当事務所が受任する全業務、ならびに業務補助（家族・外注等を含む）に適用する。
第2章 受任・契約・報酬
3. 受任前の確認：業務範囲、提出先、期限、必要書類、見込み期間、概算費用を事前に説明する。
4. 受任の成立：原則として、受任内容（作業範囲）と報酬、実費負担、納期目安を明確化した上で着手する。
5. 追加作業：受任後に追加作業が発生する場合は、事前に作業内容と追加報酬の説明を行う。
6. 入金ルール：着手金・実費の預り・請求タイミングを案件種別ごとに定め、入金確認後に次工程へ進む。
第3章 期限・進捗管理
7. 期限登録：受任時に必ず「提出期限／補正期限／依頼者回答期限」を登録する。
8. ステータス運用：案件は共通のステータス（例：受付→資料待ち→作成→確認→提出→補正→完了→請求→入金→保管）で管理する。
9. 例外時の連絡：期限遅延の恐れが生じた時点で、依頼者へ早期連絡し、代替案（期限延長相談、必要資料の優先順位）を提示する。
第4章 書類・原本・押印
10. 原本受領：原本を預かる際は、受領日・内容・返却予定日を記録する。
11. 原本保管：原本は案件別に保管し、閲覧・持出を制限する。
12. 押印・署名：依頼者押印が必要な書類は、押印箇所・押印種別（認印／実印等）・返送期限を明確に案内する。
13. 返却：完了時に原本一式を返却し、返却記録を残す。
第5章 個人情報・情報セキュリティ
14. アクセス権：案件情報へのアクセス権は必要最小限とし、共有範囲を定める。
15. ファイル命名：案件ID／依頼者名／日付／書類名を含む命名規則を統一する。
16. クラウド運用：クラウド保存・共有は、案件フォルダ単位で行い、外部共有リンクは期限付き・権限最小で設定する。
17. バックアップ：データは定期的にバックアップし、端末故障・誤削除に備える。
第6章 クレーム・事故対応
18. 事実確認：苦情や事故の申告があった場合は、時系列・証跡（メール、通話記録、提出控え等）を整理する。
19. 報告と再発防止：原因・対応・再発防止策を記録し、運用ルールに反映する。
受任〜請求までの標準業務フロー（案件管理の型を固定する）
開業初期に強いのは、“案件の型”を決めて、例外を減らす方法です。
ここでは、どの業務（建設業許可・農地・産廃・古物など）でも流用できる標準フローを提示します。
標準業務フロー（8ステップ）
- 依頼内容／提出先／希望期日／緊急度／既存資料の有無を整理
- NG案件（期限が物理的に無理、要件未充足が明白等）は早期に判断
- 「どこまでやるか（作成のみ／提出代行まで／補正対応まで）」を言語化
- 実費（証紙・送料等）と報酬を区分
- 着手金や実費預りのルールに沿って、着手条件を満たしてから開始
- 必要資料リストを渡し、期限を設定
- 原本受領・返却の記録を残す
- 申請書・添付書類の整合（住所・地番・法人番号・押印等）
- 提出先ごとの形式要件に合わせる（部数、綴り方、控え等）
- 署名押印の要否、内容確認の範囲、返送期限を明確化
- 修正依頼は“締切”を設定
- 提出控え・受付印・受付番号など証跡を保存
- 補正は期限・内容・依頼者対応の要否を整理して処理
- 完了報告（何を提出し、結果どうなったか）
- 請求書発行→入金確認→領収書（必要に応じ）
- 原本返却、電子データ整理、保管期限ルールに沿って保管
Notion／Dropboxでの実装例（シンプルで強い）
- Notion（案件台帳）
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案件ごとに「ステータス」「期限」「提出先」「必要資料」「請求・入金状況」を1ページに集約
- Dropbox（案件フォルダ）
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原本スキャンPDF、提出控え、完成版データを案件別に保存。共有は“フォルダ単位・閲覧権限最小”
命名規則例2026-001_依頼者名_提出先_書類名_2026-01-11.pdf
家族が関わる場合のルール作り／クラウド運用の注意点／おすすめの学び方
家族が関わる場合に“先に決める”べきこと
家族運営・家族補助は、体制構築に役立つ一方で、曖昧にするとトラブルになりやすい領域です。
最低限、次を決めておくと安定します。
- 関与範囲：電話一次受付まで／発送作業まで／入力まで、など「やること・やらないこと」を明確に
- 権限：閲覧できる情報の範囲、クラウドの共有範囲、パスワード管理（共有禁止のルール）
- 守秘：依頼者情報を家庭内の会話に持ち込まない、画面の覗き見対策、紙の放置禁止
- 連絡ルール：依頼者への回答は誰がするか（原則、行政書士本人が最終回答）
- ログ（記録）：電話メモ・発送記録・受領記録を必ず残す（口頭だけにしない）
クラウド（Notion／Dropbox／Googleドライブ／OneDrive）の運用で事故を防ぐコツ
- クラウドは“混在させない”：原則1つに統一（混在すると探し間違いが起きる）
- 共有リンクは期限付き・権限最小：閲覧のみ、ダウンロード可否も案件に応じて
- フォルダ構成を固定：案件フォルダ配下に「01_受領」「02_作成中」「03_提出」「04_完了・請求」など固定化
- 誤送信対策：送付前チェック（宛先、添付、ファイル名、別案件混入）を“必須手順”にする
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞ便利なツールや書籍は、作業を速くするだけでなく「抜け漏れ防止」に効きます。無理なく続く仕組みを一緒に整えていきましょう。
