家族経営は、少人数でも「対応速度」と「固定費の軽さ」を両立できる一方、ルールが曖昧だと感情のもつれで一気に崩れます。行政書士事務所は守秘義務や個人情報（マイナンバー等）も扱うため、「家族だから」で済ませない設計が重要です。
この記事では、家族が事務・電話対応を手伝うケースを想定し、役割分担・給与（考え方）・運営ルール・トラブル回避策を具体例で整理します。
目次
まず決めるべき「家族経営の前提」3つ（揉めない土台）
前提①：家族＝スタッフではない（役割を明文化）
家族でも、業務上は「担当者」です。
担当が曖昧だと、ミスの原因が不明になり、感情論になりやすいです。
前提②：行政書士にしかできない領域を線引きする
家族に任せて良いのは、原則として「定型・受付・整理・連絡」。
判断や法的説明、受任可否の判断、重要書類の最終確認は、行政書士本人が持ちます（責任所在を明確化）。
前提③：家族経営の敵は“その場の善意”
「今日だけお願い」が積み重なると、際限なく業務が増えます。
ルール＝家族関係を守るための装置と捉えるのがコツです。
役割分担の設計図（おすすめの分け方と具体例）
役割分担は「業務を4つ」に分けると整理しやすい
- フロント（受付・電話・一次対応）
- バック（書類の整形・発送・スキャン・台帳）
- 管理（入金確認・進捗・期限・ファイル管理）
- 専門（判断・作成・説明・最終チェック：行政書士）
家族に任せやすい業務（例）
- 電話の一次受け（用件の型を決めて聞く）
- 面談日程の調整、リマインド送信
- 必要書類のチェックリスト送付
- 書類のスキャン、PDF化、ファイル命名、フォルダ格納
- 郵送・レターパック管理、発送控えの保存
- 進捗表の更新（「いつ・何を・誰が・次に何を」だけ）
行政書士本人が握るべき業務（例）
- 受任可否の判断（利益相反・難易度・期限）
- 法的説明、リスク説明、重要事項の確認
- 申請書・契約書などの最終版の確定、押印依頼の最終確認
- 顧客情報の取扱いルール決定、アクセス権限設計
家族に“判断”をさせない
「たぶんOK」「この書類で足りるはず」などの判断が混ざると、ミスの温床になります。
家族の負担も増え、関係も悪化しやすいです。
家族が手伝う場合の「必須ルール」10項目（揉める前に先回り）
ルール①：指示は口頭禁止（必ず“文字”で残す）
- チャットやタスクに「期限・成果物・優先度」を残す
- “言った／聞いてない”を消すだけでストレスが激減します
ルール②：電話対応は「台本＋記録」がセット
- 受付用のヒアリング項目を固定（氏名・連絡先・用件・希望期限・紹介元 等）
- 折り返し基準（即答しない）を明記
電話一次受け（例）
「担当が確認して折り返します。差し支えなければ、(1)お名前 (2)ご連絡先 (3)ご用件 (4)ご希望期限 を教えてください。」
ルール③：顧客情報のアクセス権を分ける（守秘・個人情報）
- 共有ドライブでも「全フォルダ丸見え」は避ける
- “担当案件フォルダのみ”アクセスなど、範囲を限定
ルール④：ファイル命名・保存先を統一（検索できる仕組み）
- 例）
2026-01-15_顧客名_案件名_書類名_v1 - どこに保存するか迷う運用は、必ず破綻します
ルール⑤：チェックは“二重化”より“責任を一本化”
- 家族がチェック→行政書士が最終チェック
- “全員が確認したつもり”が一番危険です（責任者を明確に）
ルール⑥：稼働時間と連絡時間を決める（家庭に侵食させない）
- 例）連絡は平日9–17時、緊急の定義を決める
- 家庭の会話が仕事に乗っ取られるのを防ぎます
ルール⑦：給与・謝礼は「考え方」だけでも先に決める
- 家族でも“無償の善意”は長期的に崩れやすい
- 具体的な処理（給与・外注・経費など）は、状況により異なるため税理士・社労士へ確認が安全です（業際・適法性の観点でも）。
ルール⑧：ミスの扱いは“人格”ではなく“仕組み”で直す
- 「誰が悪い」ではなく「どの工程で防げたか」を記録
- ルール・チェックリスト・テンプレの改善に回す
ルール⑨：クレーム・強い口調の相手は“即エスカレーション”
- 家族に心理的負担を背負わせない
- 行政書士本人が引き取る基準を明文化
ルール⑩：毎週10分の“運営会議”で小さく修正
- 進捗／詰まり／改善案を3点だけ
- 大会議にしないのが継続のコツ
家族経営オペレーションチェックリスト
- 役割（受付／事務／管理／専門）を紙1枚に明文化した
- 電話一次受けの台本とヒアリング項目を作った
- 折り返し基準（即答しない）を決めた
- 顧客フォルダのアクセス権を案件単位にした
- 命名ルール／保存ルールを決めた
- “最終責任者＝行政書士”を全員が理解している
- 稼働時間／連絡時間／緊急定義を決めた
- 週10分の運営会議（改善）を予定に入れた
書籍&ツール紹介
- Dropbox（クラウドストレージ）：スキャンPDFの共有、履歴管理、外出先対応に強い。家族と共同でも“フォルダ権限”を設計しやすい。
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