小さな会社ほど「売上を作る人＝バックオフィスも回す人」になりがちです。
そこで本記事では、経理・法務・総務を分けて考えつつ、ツールと外注を組み合わせて“必要最小限”で回る仕組みを、行政書士目線でわかりやすく整理します。
目次
まず全体像：バックオフィスは「3領域×頻度」で設計する
3領域（経理・法務・総務）で“責任範囲”を切る
- 経 理 ：お金の出入りを記録し、締めて、数字を読める状態にする（請求・入金・支払・記帳・月次）
- 法 務 ：契約・規程・証拠を整え、トラブルを未然に防ぐ（契約書・規約・合意書・保管）
- 総 務 ：人・情報・備品・外注の窓口（労務の入口、IT管理、社内ルール、アカウント管理）
頻度（毎日・毎週・毎月・年1回）で“タスクの置き場所”を決める
- 毎 日 ：入金確認／レシート回収／問い合わせ一次対応
- 毎 週 ：請求書発行／支払予定の確認／契約書の整理
- 毎 月 ：月次締め（売上・経費・資金繰り）／定例の外注チェック
- 年１回 ：決算・申告準備（税理士領域が中心）／規程や保険の見直し
最小構成のゴール（この状態になれば“勝ち”）
- 「どこに何があるか」迷わない（データの置き場が固定）
- 「いつ何をするか」迷わない（締め日・作業日が固定）
- 「誰に頼むか」迷わない（外注先・相談先が固定）
経理を仕組み化：入力を減らし、月次で締める（クラウド会計×外注で最短化）
経理の最小フロー（おすすめ）
- 請求：請求書テンプレを統一（発行日・支払期限・振込先・但書きを固定）
- 入金：入金は“週2回だけ”確認などルール化（毎日見ない）
- 支払：支払日は月2回に寄せる（例：10日・25日）
- 記帳：領収書は“集め方”を統一（紙→スキャン／電子→フォルダ）
- 月次締め：毎月○日を“締め日”に固定（翌月に持ち越さない）
ツールの考え方
- マネーフォワード クラウド会計：銀行・カード連携で仕訳の手入力を減らし、月次を“締めやすく”する方向に強い
- 目的は「会計を完璧にする」より“数字が見える状態を継続する”こと
- 書籍で土台を作る（社内に“共通言語”ができます）
- 『世界一やさしい 会計の教科書 1年生』：経理が苦手でも「用語と考え方」をつかみやすい
- 『会社は「本」で強くなる（読書経営）』：小さな組織で“仕組みを浸透させる”ヒントが多い
外注の切り分け（間違えにくい考え方）
- 自社でやる：請求書発行／入金確認／支払承認（＝お金を動かす判断）
- 外注しやすい：記帳代行／領収書整理／月次のたたき台作り
- 専門家に相談：決算・申告・税務判断（税理士領域）
※行政書士としても、税務の個別判断は税理士領域となるため、運用設計と書類整備の支援に寄せるのが安全です。
チェックリスト
- 請求書テンプレを1つに統一
- 入金確認は週○回に固定
- 支払日は月○回に固定
- 領収書の集め方（紙/電子）を統一
- 月次締め日をカレンダーに固定
法務を仕組み化：契約・規程・証拠を“型”で残す
最低限そろえたい“契約の型”（スモールビジネス向け）
- 業務委託契約書（外注・ココナラ活用時も含む）：成果物／報酬／検収／秘密保持／著作権／再委託／解除
- 秘密保持契約（NDA）：先に情報を出す前に
- 利用規約・プライバシーポリシー（サイト運営がある場合）
- 請負契約書（納品型の仕事が多い場合）
※行政書士は契約書などの書類作成・条項整備の支援が可能です。一方、紛争性が高い案件（相手方と争いが見えている等）は弁護士の領域なので、早めに切り分けるのが安全です。
“保存ルール”が9割
- ファイル名のルール：
YYYYMMDD_取引先_契約名_最終版 - 保管場所：契約書は1フォルダに集約（案件フォルダに散らさない）
- 証拠の残し方：合意はメール/チャットでも「要点・日付・相手の同意」を残す
- 更新管理：契約期限・自動更新はカレンダー通知（更新漏れを防ぐ）
ポイント（社内ルール例）
- 契約は「作る」より「同じ場所に保存する」を最優先
- 合意は“あとで説明できる形”で残す（要点＋日付＋相手同意）
- 期限・更新はカレンダー通知で機械的に管理
総務を仕組み化：人・情報・外注を一本化（社内の“窓口”を作る）
最小で回す総務の型
- アカウント台帳：メール／クラウド／銀行／EC／ドメイン等（ID・権限・復旧手段）
- 外注先台帳：誰に何を頼むか（契約・単価・納期・連絡先・守秘）
- 備品・固定費台帳：サブスク／リース／通信費（解約日・更新日）
外注（ココナラ等）の使いどころ
- 依頼しやすい：画像作成、資料整形、文字起こし、入力代行、LP/バナー、簡易マニュアル作成
- 注意点：秘密情報はマスキング／契約（業務委託・NDA）を先に整える／成果物の権利帰属を明確化
- “依頼文テンプレ”を作ると毎回ラクになります（目的・納期・成果物定義・修正回数）
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞバックオフィスは「全部自分で」より、ツールと外注で“回る形”を作るのが近道です。無理のない仕組みから一緒に整えましょう。
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