電子帳簿保存法は税務（国税）ルールです。ここでは「事務所のスキャン体制を作るための実務」を、国税庁資料ベースで整理します。個別の税務判断・運用可否の最終確認は、所轄税務署・税理士等へ。
電子帳簿保存法の全体像（まず押さえる3区分）
電子帳簿保存法は、ざっくり言うと「帳簿・書類を“電子で保存する”ためのルール」です。
制度対応で混乱しやすいので、次の3区分で分けて考えるのが実務的です。
領収書・請求書など紙で受領した書類を、一定要件でスキャン保存でき、要件を満たせば紙原本を廃棄できる運用が可能です。
電子で受け取った請求書PDFや、メール添付、クラウド請求書などは“電子のまま保存”が原則で、紙に印刷して保存するだけでは足りない、という整理です（要件の緩和・猶予措置は別途あり）。
会計ソフト内の仕訳帳や総勘定元帳を、電子のまま保存する区分です（優良な電子帳簿の加算税軽減などもここに関係）。
スキャン体制の作り方（紙の領収書・レシートを“捨てられる運用”へ）
まず「重要書類」と「一般書類」を分ける
スキャナ保存は、書類の性質で扱いが変わります。
この区分は制度上明確に説明されています。
- 重要書類
-
契約書・納品書・請求書・領収書など、資金や物の流れに直結・連動するもの
- 一般書類
-
見積書・注文書など、直結しないもの
“いつスキャンするか”を決める（入力期間）
運用で一番つまずくのがここです。
国税庁の整理は次のとおりです。
- 早期入力方式：受領後、速やかに（おおむね7営業日以内）
- 業務処理サイクル方式：通常の処理期間（最長2か月以内）を経過後、速やかに（おおむね7営業日以内）
※この方式は、受領→回付→精算→承認…等の社内処理ルール（規程）を定めている場合に限る、とされています。
スキャン品質（解像度・色）
スキャナの要件として、代表的に次が示されています。
- 解像度：200dpi以上
- 原則：カラー画像（一般書類はグレースケール可の扱いあり）
タイムスタンプ／改ざん防止は「運用＋ツール」で担保する
国税庁の資料では、入力期間内にタイムスタンプを付すこと等が要件として示されています（ただし、要件の組み合わせや改正点があるため、採用するツールの仕様に合わせて運用設計するのが現実的です）。
以下を“事務所ルール”として文章化すると、スタッフ・家族サポートが入っても崩れにくいです。
- 収受：受領日スタンプ（紙）→「当日BOX」に投入
- スキャン：毎日 or 週2回（例：火・金）
- 期限：早期入力（7営業日）で統一（できない場合のみ業務処理サイクル方式＋規程整備）
- スキャン設定：300dpi／自動カラー／両面／PDF（OCRは可能ならON）
- ファイル名：
YYYY-MM-DD_取引先_金額_内容 - 保存先：
会計年度＞月＞取引先フォルダ - 連携：会計ソフトの仕訳（または支払記録）に証憑リンク（重要書類は特に）
- 権限：編集者を限定、削除禁止（管理者のみ）
- 税務調査対応：画面表示・印刷・ダウンロードに即応できる状態を維持
電子取引（メール添付PDF・クラウド請求書等）の保存体制
“検索”の扱い（緩和ポイント）
国税庁資料では、一定の場合に検索機能の全部不要とする対象が見直され、基準期間の売上高要件が1,000万円以下→5,000万円以下へ拡大したこと等が示されています。
また、電子データをプリントアウトした書面を日付・取引先ごとに整理して提示できる状態など、要件が整理されています。
新たな猶予措置（“相当の理由”がある場合）
保存要件どおりに対応できなかったことについて、税務署長が相当の理由があると認める場合など、一定要件を満たせば改ざん防止や検索機能などへの対応が不要となり、単に保存しておくことができる（＝新たな猶予措置）という整理も明記されています。
- メール：請求書・領収書が届くアドレスを一本化
- ルール：件名に「請求書」「領収書」「見積」などキーワード統一（取引先に依頼）
- 保存：添付PDFは自動でクラウドへ（フォルダ命名ルールは紙スキャンと同一）
- 会計：クラウド会計の仕訳に添付・リンクして“一元化”
- 監査対応：ダウンロード要求・印刷提示要求に即応できるよう権限と保存場所を固定
機材・クラウド選び
体制を崩さず運用するための選定観点として整理します。
ScanSnap iX2500（高速スキャンで“入力期限”を守りやすい）
入力期限（7営業日など）を運用で守るには、スキャンが面倒にならない機材が重要です。国税庁も、要件を満たすために対応ソフト等を使うのが一般的、と整理しています。
- ScanSnap iX2500は、リリース情報としてA4カラー300dpiで毎分45枚等がうたわれています。
- 対応クラウドとしてDropboxやマネーフォワードクラウド会計等が挙げられています（連携前提で設計しやすい）。
ポチップ
Dropbox（“保管庫”として強い。要件充足は運用設計が鍵）
Dropboxは保管・共有・履歴など運用に強みがありますが、重要なのは「クラウドを置けば自動的に法令要件を満たす」わけではなく、命名・権限・削除制御・検索性・提示体制をセットで作る点です（この章のチェックリスト参照）。
ポチップ
マネーフォワード クラウド会計（証憑と仕訳の“一体化”で迷子を防ぐ）
電子取引・スキャナ保存を現場で回すには、最終的に「この支出の証憑どれ？」が起きないことが重要です。会計側で証憑を紐づけられる運用に寄せると、探すコストが大きく下がります（※機能詳細はプラン等で変動し得るため導入時に要確認）。
ポチップ
- 紙（スキャナ保存）：入力期限を採用（早期入力 or 業務処理サイクル＋規程）
- スキャン設定：200dpi以上・カラー原則を満たす
- 重要書類／一般書類の区分と取り扱いを明文化
- 検索（取引日・金額・取引先）できる状態にする／ダウンロード対応で要件軽減の可否を確認
- 電子取引：PDFやメール添付を“電子のまま”保存する導線を用意（保存先固定）
- 権限設計：削除・上書きが安易にできない運用（管理者限定）
- 保存期間：個人事業の帳簿・書類は区分により7年/5年等の整理があるため、事務所として“最長に寄せて管理”が安全
行政書士ﾂｰﾙﾗﾎﾞ「ツール選びは目的より“運用が続くか”が大事です。
背伸びせず、今日から回せる形で少しずつ整えていきましょう。」
