行政書士の業務は「期限」「進捗」「待ち（相手待ち・役所待ち）」「証跡（いつ何をしたか）」が命です。
その前提で、Notion／Todoist／スプレッドシートを「ひとり事務所でも回る」観点で比較し、すぐ使える設計例まで落とし込みます。
目次
まず結論：あなたに合うのはどれ？
- とにかく“期限遅れゼロ”を最優先
-
Todoist
期限・リマインド中心で迷いにくい。プロジェクト／ラベル／フィルターで「今日やること」が強い。 - 案件台帳・書類・メモ・テンプレまで一元化したい
-
Notion
データベースで案件管理とナレッジが一体化。タイムライン表示（ガント的運用）もできる。 - “役所提出用の一覧”や“共有できる台帳”を最短で作りたい
-
スプレッドシート
事務所の「案件一覧」「進捗一覧」に強い。条件付き書式で簡易ガントも作れる。
比較表：行政書士の実務で効くポイントだけに絞る
| 観点 | Notion（案件台帳＋ナレッジ） | Todoist（期限・実行管理） | スプレッドシート（台帳・一覧） |
|---|---|---|---|
| 期限管理（通知） | 〇（運用次第） | ◎（得意領域） | △（手動寄り） |
| 案件ごとの情報集約（依頼者・申請先・添付書類・メモ） | ◎ | △（メモはできるが台帳感は弱い） | 〇（列設計で強くなる） |
| 「待ち」管理（補正待ち・入金待ち・依頼者待ち） | ◎（ステータス管理が得意） | 〇（ラベル／フィルター） | 〇（列で管理） |
| 見える化（進捗・タイムライン） | 〇〜◎（タイムライン等） | △（ガントは基本外部/工夫） | 〇（条件付き書式で簡易ガント） |
| テンプレ（申請メモ、ヒアリング項目、チェックリスト） | ◎（資産化しやすい） | 〇 | 〇 |
| 情報管理（個人情報・アクセス権） | 〇（権限設計が必要） | 〇 | 〇（共有設定注意） |
| 向いている人 | 一元管理したい／改善好き | 迷わず実行したい | まず台帳が欲しい |
「設計例」3パターン（ひとり事務所向け）
A）Notion：案件DB 1本で回す（おすすめ：情報一元化派）
DB名：案件台帳（Cases）プロパティ（列）例
- 案件名（例：○○許可申請）
- 顧客名（個人情報は最小限：フル住所等は別管理推奨）
- 期限（法定期限／提出希望日）
- ステータス（新規／作成中／提出済／補正対応中／完了／保留）
- 次アクション（例：委任状回収、添付収集、役所相談）
- 次アクション期限（＝ここが遅延防止の肝）
- 申請先（部署名まで）
- 連絡手段（電話／メール／窓口）
- 添付チェック（チェックボックス：住民票／登記簿／図面…）
- 収支（見積／請求／入金日）
- 最終更新日（手入力でもOK）
ビュー（表示）例
- 今日やる：次アクション期限＝今日/期限切れ
- 待ち：ステータス＝保留／補正待ち／依頼者待ち
- 月次：期限でカレンダー
- タイムライン：開始〜期限（ガント的に運用）
運用ルール（ひとり事務所向け最小）
- 「次アクション」と「次アクション期限」が空欄の案件は放置される → 必須項目にする
- 1案件＝1ページに「ヒアリングメモ」「提出物チェック」「電話記録」を集約
B）Todoist：期限遅れゼロの“実行特化”設計（おすすめ：シンプル派）
プロジェクト（例）
- 進行中案件（親）
- 案件A
- 案件B
- 定常業務（請求、記帳、ブログ、研修）
- 連絡待ち／依頼者待ち（“待ち”専用）
ラベル（例）
- @電話 @外出 @PC @役所
- @待ち（相手ボール）
- @5分 @30分（作業時間）
※プロジェクト・ラベル・フィルターの組み合わせで抽出しやすくする考え方が紹介されています。
フィルター（例：今日の優先順位を固定）
- 「期限切れ OR 今日」かつ「優先度高」
- 「@待ち」だけ表示（催促漏れ防止）
Todoistはガントのような工程表より、日々の実行と期限管理が得意、という整理が分かりやすいです。
C）スプレッドシート：提出・進捗“見える台帳”設計（おすすめ：台帳派）
シート名：案件一覧（1枚でOK）
- 案件ID（通し番号）
- 案件名
- 顧客（略称）
- 申請先
- 期限
- ステータス（プルダウン）
- 次アクション
- 次アクション期限
- 入金（済/未）
- メモ（電話履歴の要約）
簡易ガント（任意）
条件付き書式で期間に色付けして工程を見える化できます（作り方の考え方・数式例が紹介されています）。
運用ルール
- 毎日朝：期限切れ／本日期限だけフィルター
- 「待ち」列を作って、相手待ちを別枠で可視化
失敗しない導入手順
導入手順（ひとり事務所の現実解）
- まずは「案件一覧（10列以内）」を作る（NotionでもシートでもOK）
- 次に「次アクション期限」を必須化（遅延防止のコア）
- 2週間運用 → うまくいかない点を1つだけ直す（全部は直さない）
- 安定したらテンプレ化（ヒアリング項目／チェックリスト／提出記録）
個人情報・セキュリティの注意（行政書士向け）
- ツールに入れる個人情報は「最小限」
- 共有リンクの公開範囲、閲覧権限、端末ロックは必ず確認
- 顧客データのバックアップ方針もセットで決める（“管理ツールだけ”では事故は防げません）
【おすすめ書籍紹介】
Notion なんでも事典
Notionを「案件台帳＋テンプレ資産」に育てたい人の辞書的な1冊として相性が良いです。
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