案件が増えるほどファイルが机上・床上に広がり、作業効率を下げます。
本記事では、案件別ファイルボックス×月次アーカイブを軸に、
「出し入れしやすく・見た目が整う」収納システムを紹介します。
案件別ファイルボックスで“迷わない収納”を作る
行政書士業務では、1つの案件に契約書・添付書類・控えなど複数種類の紙が存在します。
これらを1冊にまとめようとすると、かえって探しづらくなります。
| 項目 | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 収納単位 | 案件ごと（顧客・案件番号） | 1案件＝1ボックスで独立管理 |
| ボックス形式 | A4ファイルボックス or クリアホルダー型 | 中身が見える半透明タイプが便利 |
| 運用ルール | 案件完了＝月次アーカイブへ移動 | 進行中と完了を明確に区分 |
| ラベル管理 | 案件名＋年度＋番号を印字 | 統一ラベルで探す手間を削減 |
・案件番号をフォルダ名と統一しておくと、スキャン後の紐づけも簡単。
・ファイルボックスの色を年度別に分けると棚の整理がスムーズ。
月次アーカイブで“溜めずに回す”
案件完了後に棚へ戻すだけでは、「過去案件の山」が増える一方。
月次単位でアーカイブを作り、保存→圧縮→保管をルーティン化しましょう。
- 完了案件のボックスを回収（月末）
- スキャン＋電子保存（PDF/A形式推奨）
- 書類を再分類し薄型ホルダー化
- 月次アーカイブボックスへ収納（12カ月ローテーション）
└─ アーカイブ棚
├─ 2025_01
├─ 2025_02
└─ 2025_12（過去最古月を入替）
・アーカイブボックスは12個固定。古い月から入れ替える循環管理。
・「完了印」「廃棄予定日」ラベルを貼って管理すると迷わない。
・“見せる収納”を意識（半透明 or オープン型）
・立てる収納で「取り出す」動作を最短化
・棚を増やさず「隙間」を活用する
私の実体験：案件整理を「見える化」しただけで探す時間が半分に
行政書士当初は「とりあえず積む」収納で、探すたびに棚を全部開けていました。
「案件別ボックス×月次アーカイブ」に切り替えたところ、
棚1段で進行中案件がすべて把握できるように。
書類探しの時間が半分以下になり、机上が常にクリアに保てるようになりました。
整理＝見た目の問題ではなく、「再利用しやすくする仕組み化」。
行政書士の信頼は、“見える整頓”から生まれます。
まとめ｜“出しっぱなしゼロ”で業務効率が劇的に上がる
書類を片づけるのではなく、「出しておける仕組み」を作ることが重要です。
案件別ボックスと月次アーカイブを組み合わせれば、
出す・戻す・探すのすべてが最短動線で完結します。
- 案件ごとに1ボックス運用
- 月次でアーカイブし循環保存
- 棚・足元・壁を立体活用
机上ゼロ＝迷いゼロ＝生産性アップ。
行政書士事務所の“整った印象”は、日常の収納設計から生まれます。
