ダブルブッキング防止＆当日運用：共有カレンダーの“地雷”回避マニュアル

行政書士事務所では、見積書・請求書・入金管理を「Excel台帳＋会計ソフト＋紙フォルダ」でバラバラに管理しがちです。
その結果、同じ金額・同じ顧客名を2回3回入力する二重入力が発生し、ミスや漏れの原因になります。
本記事では、見積作成 → 承認 → 請求書発行 → 入金消込 → 領収書発行をテンプレートと番号ルールで標準化し、CSV連携やワークフロー自動化ツール（Zapier/Make的なサービス）で“会計との二重入力をなくす”考え方を解説します。

なぜ二重入力が起きるのか：行政書士の典型パターン

行政書士事務所でよくあるのが、次のような構造です。

• 見積書：Word・Excel・クラウド見積ツール
• 請求書：別の請求書ソフト or 手書き or PDFテンプレ
• 入金管理：Excel台帳 or 会計ソフト（仕訳入力）
• 顧客台帳：さらに別のExcelやCRM

同じ案件について、
「顧客名」「案件名」「金額」「日付」を3回以上入力していませんか？

よくある二重入力のパターン

• 見積書をExcelで作成 → 請求書テンプレにコピペ
• 会計ソフトに、請求済みの金額をもう一度手入力
• 入金チェックはExcel台帳に手入力 → 銀行明細とも突合せ

こうしたやり方は小規模事務所でも月に数時間〜十数時間のロスにつながります。

ねらいは「1回入力した情報を最後まで流す」こと。
見積の行から請求・入金・領収書まで、一筆書きで処理できる設計を目指します。

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見積→請求→入金→領収書までの“標準フロー”を作る

まずは、ツールに依存しない「紙の上の標準フロー」を固めます。
どのサービスを使っても、以下の流れになるように設計します。

見積番号と請求番号を「紐づく形」で設計しておくと、
後から顧客からの問い合わせが来てもすぐ辿れます。

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台帳と会計ソフトの“CSV一括連携”で二重入力をゼロへ

次に、請求データを会計ソフトへ二重入力せずに渡す仕組みを考えます。
ポイントは「台帳と会計で同じ項目名・形式を合わせる」ことです。

① CSVの項目設計をそろえる

項目名（台帳側）	会計ソフト側の対応項目	備考
取引日	伝票日付	請求日 or 入金日
取引先名	得意先名	顧客コードも合わせるとなお良し
金額（税抜）	金額
消費税	税額	税区分も列で管理
勘定科目	勘定科目	「報酬」「支払手数料」など
請求番号	伝票摘要 or 管理番号	照合用に重要

• まずはExcelやスプレッドシートで「請求台帳」を作る
• それを会計ソフトが読み込めるCSV形式に整える
• 会計側では「インポート用テンプレート」を一度登録しておくと楽

② 会計ソフト側でのインポート運用

• 月末〜月初に「前月請求分」を台帳からCSV出力
• 会計ソフトに一括インポートして仕訳を自動作成
• 手入力は「例外的な取引」だけに絞る

バックアップ運用
CSVファイルは月別フォルダ＋外付けストレージに保存
クラウドストレージ＋外付けSSDの二重保管にしておくと安心

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ワークフロー自動化ツールで“人がやる仕事”をさらに減らす

最後に、Zapier/Makeのようなワークフロー自動化ツールを使った考え方です。
特定のサービス名に依存しなくても、構造はどれも共通です。

自動化ツールの考え方（トリガー＆アクション）

• トリガー：何かが起きた時（例：見積ステータスが「承認済」になった）
• アクション：自動で実行する処理（例：請求書を発行・メール送信）

行政書士事務所でよくある自動化パターン

1️⃣ 見積ステータスが「承認」に変わったら
　→ 請求書レコードを自動作成＋PDF生成＋顧客へメール案内

2️⃣ 銀行入金のCSVファイルをアップロードしたら
　→ 該当する請求番号のステータスを「入金済」に更新

3️⃣ 請求日から30日経っても「未入金」の場合
　→ 担当者にリマインドメール or チャット通知

導入ステップ

• いきなり全部自動化しない
• ① 請求書自動生成 → ② 未入金リマインド → ③ 会計連携
  　の順番で少しずつ範囲を広げると失敗しにくいです。

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まとめ｜“1回入力したら最後まで流す”仕組みが利益を生む

見積→請求→入金→領収書→会計
この一連の流れを、
「同じ情報を人間が何度も入力しない」前提で設計し直すことが、
行政書士事務所の生産性とミス削減につながります。

今日からできるミニアクション

• 見積番号・請求番号のルールを決める
• 請求台帳と会計ソフトのCSV項目を揃える
• 「まず1つ」自動化したい箇所（例：請求書PDF生成）を決める