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目次
Q&A（よくある質問）
- 市外局番は必須？050は信用に影響？
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行政書士実務では受信中心。顧客接点は電話・メール・サイトが主で、FAX番号は掲示用。050でも運用上の支障は限定的です。
- 通知が遅れる／来ない
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迷惑判定・フィルタ誤設定が典型。許可リスト・TLS必須・ラベル自動付与で改善。
- PDFが重くて共有しづらい
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スキャン品質が高すぎるケース。解像度を落として再保存。
- 誤送信リスクは？
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送信は原則メール/電子契約。FAX送信は例外運用に限定し、宛先テーブルを用意。
失敗例10選
| 失敗例 | 対策（設定＋運用） |
|---|---|
| メール未整備 | 受信用の共通アドレスを作成（例：fax@…）し、受信先を一本化。転送は不可（迷子防止）。署名は統一。 |
| 通知を見落とす | 件名ルール：[FAX受信] 日付_差出人に統一。メール側でラベル/フォルダ「01_新着」自動付与＋重要マーク＋スマホ通知ON。 |
| PDFが探せない | 命名規則：FAX_YYYYMMDD-HHmm_差出人_要件_ページ数.pdf。保存先固定：/FAX/受信/年/月 フォルダへ即ドラッグ。開いたら必ず1回リネーム。 |
| 受信箱がいっぱいになる | メールは自動削除30日（アーカイブ前提）。PDFは受信当日クラウドへ移送（Drive/OneDrive）→原本はクラウド管理に一本化。 |
| 管理権限が緩い | 共有フォルダは閲覧のみ、削除は管理者だけ。編集が必要な人は編集権限を個別付与。操作ログを月次確認。 |
| セキュリティ対策 | 共有リンクは期限付き＋パスワード必須。社外共有はメール個別招待が基本。誤送時は即連絡→リンク失効。 |
| 返信方針が曖昧 | 「返信はメール／電子契約」を明文化。FAX返信が必要な場合のみ例外運用（承認フロー）。テンプレ件名・文面を用意。 |
| モバイル未対応 | スマホのメーラー通知ON（重要メールのみ）。PDFビューアを標準化。端末は画面ロック＋生体認証必須。 |
| 回線トラブル | 代替経路を用意：モバイル回線テザリング／VPN設定／リモートデスクトップの接続先を控える。内部資料：『リモートデスクトップ比較』『VPNの基礎』参照。 |
行政書士開業はFAX受信体制が必須。オンライン化で紙保管ゼロ・外出先でも即確認に。
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用語集（初級）
- オンラインFAX/インターネットFAX
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インターネット経由でFAXをメールやクラウドで受信する仕組み
- 受信専用運用
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FAXは受けるだけ、返信はメールや電子契約に寄せる方針
- 番号種別
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市外局番（0AB〜J）／050（IP電話）
- TLS
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メール送受信の暗号化方式
- 保存期間
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受信BOXに残す期間。短縮してクラウドへ移送が基本
