5ステップで紙ゼロのFAX受信体制（秒速FAX Plus 版）

STEP1：アカウント作成と番号の用意

1. Toonesアカウントを作成 → 秒速FAX Plusに申込
   • 画面の案内に沿ってプラン選択（SOHO/ベーシック/ビジネス）。
   • 受信はPDF化→Web/メールで閲覧できます。
2. 番号を選ぶ（市外局番/050 等）
   • 秒速FAX Plusは番号選択で受信ができる仕組みです。
   • 既存番号を変えたくない場合は番号ポータビリティ（NP）が検討できます。

料金の目安：初期1,650円・月額550円〜
受信は1ページあたり課金（プランで単価/登録メール数が異なる）
送信は別サービス「秒速FAX送信」（初期440円・月額無料）を使います。

STEP2：メール転送（通知）をONにする

• 管理画面の「メール通知機能」をON→受信用メール（おすすめ：fax@あなたのドメイン）を登録。
  プランにより登録できるメール数は1〜20件。
  スマホ/PCでPDFを即確認できます。
• 迷惑メール判定で届かないケースがあるため、受信許可（ドメイン指定）を設定。

STEP3：埋もれない受信ルール＋保存

メール側の最低限ルール

• 条件：差出人＝FAX通知アドレス／件名に「FAX受信」
• 処理
  • ラベル（またはフォルダ）「01_新着」付与
  • 重要マークON（スマホ通知ON）
  • 受信トレイに残す（アーカイブしない）

ファイル名と保存先（自分ルール）

• 命名：FAX_YYYYMMDD-HHmm_差出人_要件_ページ数.pdf
• 保存：Google Drive（/OneDrive）に /FAX/受信/年/月 を作ってドラッグ保存
  → Drive/OneDriveのテキスト検索（OCR化されたPDFやテキスト入りPDF）は検索しやすいです。

秒速FAX Plus側はPDF化とメール通知が中心機能（OCRの記載はなし）。
検索性はクラウド側で確保しましょう。

STEP4：1人で回すSOP（到着→返信→完了）

目標：到着から10分以内に確認、当日中に対応完了

1. 到着：通知を見たら即開封（スマホ可）
2. 仕分け：関係なし＝誤着テンプレで返信／関係あり＝案件フォルダへ保存
3. メモ：PDFのコメント機能でチェック欄・日付だけ追記（印刷しない）
4. 返信：
   • 送信が必要：別サービス「秒速FAX送信」でFAX返信 or メールで返信
   • 送信テンプレ件名：【ご返信】FAX受信の件（○○事務所／案件名）
5. 完了：メールに「完了」ラベル、ファイルは /FAX/完了/年/月 へ移動

STEP5：セキュリティ＆バックアップ（10分）

• 2段階認証（メール&クラウド）をON
• 端末ロック（スマホ/PC自動ロック）
• 週1バックアップ：/FAX/受信 を別クラウド or 外付けへ同期
• 印刷は例外：どうしても印刷したら、案件フォルダに「印刷理由.txt」を残す

よくある詰まりと解決

番号を変えたくない

番号ポータビリティを事前相談。
切替までは旧機から転送で受け取り、停止なく移行。

通知が届かない

迷惑メール/ドメイン許可をチェック（ベンダ側も到達注意を明記）。

受信はできた、送信は？

秒速FAX送信を使う（別契約・従量課金）。